Você sabia que as perdas de estoque podem ser negativas para o crescimento do seu negócio?
Imagine a seguinte situação: os processos dentro da sua empresa estão organizados, os colaboradores treinados e você ainda costuma mapear detalhadamente cada etapa para alcançar os melhores resultados.
Esse cenário é absolutamente normal quando a empresa adota um gerenciamento estratégico.
No entanto, sempre que o gestor fizer uma avaliação minuciosa no inventário, aparecem falhas no processo de reposição dos produtos. E isso pode ser um problema, mas, embora seja algo a se preocupar, as perdas de estoque aparecerem mais do que se imagina e geralmente estão atreladas a problemas organizacionais.
Quando essas perdas acontecem, mesmo os processos mais minuciosos podem ser comprometidos, isso poque a base de todo o sistema acaba sendo afetada.
É sobre isso que iremos tratar neste artigo. Continue a leitura e conheça as melhores estratégias para se trabalhar com o estoque e também aprender a eliminar os problemas mais comuns que envolvem esse setor.
O que são as perdas de estoque
Perda de estoque é qualquer diferença entre o que está registrado no sistema e quantidade física das mercadorias armazenadas.
Desse modo, a perda é considerada uma incompatibilidade de informações que, quase sempre, aparece quando os colaboradores responsáveis avaliam os resultados presentes no inventário de mercadorias do estoque e os confrontam com relatórios gerenciais.
Quando essa incongruência aparece em empresas de pequeno porte, todo o processo pode ser comprometido, pois esse tipo de prejuízo pode fazer com que vendas sejam perdidas.
No caso de grandes empresas, esse problema pode trazer consequências ainda piores: essa falha pode ser a fonte de um desperdício considerável, capaz de apresentar resultados sempre abaixo da capacidade produtiva da companhia.
Assim, as perdas de estoque precisam ser compreendidas de modo que um melhor controle das mercadorias estocadas seja um diferencial estratégico, independente do porte da organização.
Vale ressaltar que um bom controle de estoque pode mudar a realidade de qualquer negócio, pois, desse modo, é possível eliminar desperdícios e se estabelecer no mercado como uma solução confiável para seu público-alvo.
Origens para perdas de estoque
É fato que a melhor forma de resolver qualquer tipo de problema é entender a sua a origem. No caso das perdas de estoque, essa compreensão pode dar os recursos necessários para que o gestor tenha as ferramentas adequadas para amenizar ou até mesmo eliminar totalmente a fonte dessas perdas.
Outro aspecto a se considerar é que os problemas com o estoque podem ser de diferentes tipos, o que exige atenção ao os motivos dessas falhas bem como as soluções disponíveis.
Nesse contexto, entre os principais fatores para perdas de estoque, podemos citar:
1. Furtos
As falhas na segurança da sua empresa são os principais fatores para que ocorram os furtos. Este é um motivo para as perdas de estoque, e pode ser tanto um problema interno quanto externo.
Os furtos são mais comuns quando a companhia não investe em soluções de segurança e também permite a entrada e saída de mercadorias sem ter um controle mais rigoroso.
Desse modo, uma medida a ser adotada é melhorar o controle de acesso ao estoque, e isso deve ser pensado não apenas para prevenir a entrada de pessoas não autorizadas, mas também para ter um melhor controle do que pode ser retirado e como deverá ser retirado pelos colaboradores da empresa.
Dentre as soluções para esse controle, temos o monitoramento por vídeo, o uso de catracas e ferramentas de registro, dentre outros. Esses recursos são bastante úteis para evitar perdas de estoque ocasionadas por furtos.
Outra prática recomendada é realizar um controle específico do estoque, utilizando processos como a recontagem dos produtos no inventário empresarial e a orientação da equipe responsável pelo setor.
2. Avarias
Não são apenas os furtos que podem causar perdas de estoque nas corporações. É preciso também levar em conta os problemas que acontecem por causa de situações que fogem ao controle. Um exemplo bastante comum são os processos de transporte e armazenagem das mercadorias. Quando não há maior rigidez em relação a esses produtos, algumas unidades podem ser danificadas parcial ou integralmente, mesmo que o colaborador não tenha tido a intenção de causar danos patrimoniais para a empresa.
Nesse caso, o problema pode surgir no deslocamento do produto. Outra possibilidade é dentro do próprio espaço onde está o estoque: a estrutura não é adequada para o armazenamento das mercadorias, como exposição indevida à luz do sol. Isso pode afetar um ativo, danificando sua estrutura.
O problema também pode acontecer quando a empresa não tem simples soluções, como carrinhos de carga e prateleiras específicas, entre outros, e que podem facilitar a localização e o manuseio das unidades em estoque.
O ideal é sempre trabalhar com uma política voltada para melhores práticas de manuseio das mercadorias estocadas e também da disponibilização de soluções no espaço, que buscam comunicar a equipe sobre as ações que devem ser tomadas em relação a esse setor da empresa.
Também é importante sempre realizar uma conferência detalhada dos produtos que a empresa recebe dos fornecedores. Desse modo, o gestor tem como avaliar possíveis avarias antes de inserir os produtos danificados no estoque.
Outro investimento recomendado é a aquisição de equipamentos que reduzam o esforço físico pois, além de aperfeiçoar o trabalho dos colaboradores com os produtos, evita desperdícios.
3. Falhas gerenciais
Os registros feitos de maneira equivocada e as vendas realizadas sem que seu lançamento seja feito de imediato no controle de estoque da empresa são exemplos de erros de gestão que também comprometem esse processo empresarial.
Na realidade, esse tipo de problema está mais associado à falta de processos bem estabelecidos dentro da empresa e que, geralmente, ocorre pela falta de um sistema específico para esse fim.
Nesse cenário, a consequência é que a companhia trabalhe sempre com estoques contábeis e com informações imprecisas, que tendem a causar prejuízos no futuro.
A melhor forma de resolver isso e evitar as temidas perdas de estoque é investir em tecnologia, principalmente aos sistemas de gestão. Esse tipo de solução permite a integração do controle de estoque com as vendas que vão sendo realizadas em tempo real e, de forma automatizada, preserva o tempo dos colaboradores e simplifica suas ações, tornando o gerenciamento de estoque mais confiável e oferecendo as condições adequadas para uma análise criteriosa das informações, propiciando uma tomada de decisão mais eficiente.
4. Falhas operacionais
A forma como o gestor e os colaboradores atuam no dia a dia, com certeza, pode afetar o estoque. Quando não existe uma política bem delimitada de reposição dos produtos, pode acontecer falhas operacionais, como a venda de mercadorias que acabaram de ser compradas e nem foram relacionadas no estoque.
Esse tipo de situação parece algo inofensivo, no entanto, pode causar problemas futuros, como a perda de itens em estoque pela validade expirada, por exemplo.
Nesse contexto, é necessário adotar práticas para evitar esse tipo de falha. Estabelecer regras de estocagem é fundamental, e elas precisam ser respeitadas considerando fatores como as datas de recebimento dos produtos e o controle dos lotes. Para isso, ter um sistema de controle de estoque também aparece como solução, já que essa ferramenta pode proteger as falhas operacionais do negócio.
A ideia é que o gestor possa contar com relatórios gerenciais a fim de acompanhar a movimentação dos produtos. Dessa forma, é possível trabalhar com ações específicas, evitando que os itens próximos à data de vencimento representem perdas de estoque para a empresa.
Por que é importante reduzir a perda de estoque?
As perdas de estoque podem ser um grande problema para a empresa porque tem grande poder de influenciar negativamente nas operações, lucros e rentabilidade, gerando uma série de prejuízos para o negócio.
Por exemplo, a falta de produtos pode reduzir drasticamente as vendas, além de comprometer a credibilidade da marca para o consumidor. E isso independente dos fatores que levaram a essa perda de mercadoria.
Por isso, prevenir esse tipo de falha é importante e a boa notícia é que é algo que pode ser facilmente resolvido com um gerenciamento bem estruturado e uma comunicação efetiva dentro da empresa.
Assim, será possível garantir a disponibilidade imediata de produtos com uma gestão dedicada a reduzir essas perdas de estoque, assegurando a rentabilidade e o lucro e. assim, proporcionar os melhores resultados para a companhia.
Como transformar a rotina da empresa e evitar perdas de estoque
A melhor forma de lidar com qualquer tipo de perda é a prevenção. Para isso, é fundamental que a empresa esteja devidamente estruturada para extrair o máximo dos recursos disponíveis.
Nesse sentido, uma possibilidade é a criação de um setor de prevenção de perdas, uma área especifica para avaliar os processos com o intuito de buscar as falhas operacionais que podem causar esse tipo de situação de perda.
É essencial que esse setor tenha autonomia para avaliar e verificar constantemente todas as operações, além de implantar uma cultura preventiva para evitar perdas. Para isso, é necessário treinar a equipe e criar ações para controlar os resultados das diferentes atividades operacionais.
Porém, independentemente de ter ou não um setor específico para esse trabalho, a empresa pode tomar algumas medidas para evitar perdas de estoque, como as listadas abaixo:
1. Fazer um inventário de estoque
Realizar um inventário é fundamental para evitar as perdas de estoque. O ideal é fazer um no modelo rotativo, feito com mais frequência e que tem como foco identificar os produtos com datas de vencimento próximas e a falta de itens que estão registrados no sistema, entre outros.
Essa prática permite identificar de modo mais claro e objetivo a fonte do problema e, desse modo, implementar as medidas adequadas para a sua solução.
2. Trabalhar com um sistema de gestão integrado
Atualmente, é praticamente impossível ter uma gestão qualificada de processos sem levar em consideração um sistema ERP integrado. Esse tipo de ferramenta permite simplificar a coleta de dados de diversos setores da empresa e realizar a sua integração dentro de uma plataforma segura, oferecendo um trabalho informacional mais sofisticado por meio de relatórios.
Outro aspecto positivo de um sistema como esse está no próprio controle de estoque. ERPs geram dados para situações como compra, venda e qualquer outro tipo de movimentação das mercadorias.
3. Acompanhar o volume de vendas
Criar uma rotina para acompanhar a movimentação das mercadorias com maior precisão é uma saída rápida e que não exige grandes investimentos para reduzir as perdas de estoque.
Um dos fatores que causam o desperdício está relacionado com a falta de demanda pelos produtos, que acabam ficando parados por mais tempo do que deveriam, passando do prazo de validade e a consequente perda das unidades.
É exatamente por esse motivo que o departamento de compras precisa estar atento e fazer a reposição de produtos de acordo com a demanda. Para isso, é necessário acompanhar criteriosamente a movimentação dentro do estoque a fim de ter uma boa referência na hora de fazer as compras.
4. Sofisticar o seu controle de estoque
É importante definir a forma como será feita o controle de estoque. Ou seja, é preciso ter o entendimento de questões como qual procedimento adotar em relação a validade dos produtos, os meios em que serão feitos os transportes e até a maneira como as unidades devem ser organizadas nas prateleiras.
É importante que existam profissionais responsáveis em acompanhar de perto o estoque, de forma que qualquer situação que possa originar desperdícios seja devidamente compreendida para que a atuação seja correta.
Uma boa dica é garantir que a equipe realize o registro de dados a respeito de validade, transporte, exposição, entre outros, no momento em que a mercadoria é recebida.
Também é importante confrontar o pedido de compra, conferindo se as informações presentes nas notas fiscais são compatíveis com o que a empresa está recebendo.
5. Fazer a estruturação de processos
Os produtos que estão mais próximos do vencimento devem ter uma atenção especial na estratégia de vendas. Os processos devem ser estruturados de acordo com um sistema racional de controle e de gestão. Desse modo, é preciso estabelecer normas e regras para que tudo o que diz respeito ao estoque seja padronizado, considerando a logística da empresa. Essa prática ajuda a evitar perdas e dá maior dinamismo à rotina de toda a equipe.
Outra prática recomendada é realizar rondas e auditorias, processos úteis na reavaliação dos procedimentos dos colaboradores e que permitem que a empresa busque por novas soluções, com foco no combate às perdas de estoque.
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6. Estabelecer parâmetros
A prevenção e combate a perdas de estoque deve ter critérios de acompanhamento que tornem os processos mais eficientes. Uma ideia é trabalhar com indicadores de resultados, pois eles oferecem dados que permitem verificar se as perdas existem e quais são as causas.
Os indicadores também são muito úteis no planejamento de ações, possibilitando condições na escolha dos melhores caminhos para investir de modo mais assertivo.
Além disso, contar com um inventário de estoque é uma maneira de extrair dados e fazer o devido alinhamento entre as informações presentes no sistema e o que aparece no estoque físico. O objetivo é que o inventário seja uma ferramenta para que o gestor contabilize as mercadorias corretamente, considerando sua demanda real, e, assim, tenha como investir de maneira mais precisa, evitando desperdícios sempre que for necessário fazer a reposição.
7. Adotar indicadores de desempenho
Para trabalhar com critérios de forma mais eficaz, a dica é conhecer e considerar os melhores indicadores de desempenho disponíveis, a fim de buscar por meios de eliminar as perdas de estoque. Entre os principais indicadores podemos citar:
- Análise do giro de materiais: permite saber o tempo médio que cada unidade deve permanecer no estoque. Na prática, sabendo, por exemplo, que um produto costuma ter saída rápida, é possível trabalhar com a estimativa de giro de 2 vezes ao mês.
- Curva ABC: serve para que a gestão compreenda o impacto de cada produto dentro do seu sistema. De modo prático, pense que é possível atribuir categorias a cada um deles, como, por exemplo, considerar os produtos que vendem mais e geram mais lucro como sendo os mais importantes para o negócio.
- Indicador de custos: para que o gestor possa identificar com maior precisão os custos que incidem na operação, considerando produtos, equipamentos, aluguéis e, claro, os desperdícios.
- Identificação de avarias e extravios: com um controle mais específico a respeito dos processos, o gestor consegue identificar problemas e comparar o volume de um período para outro.
8. Ter uma previsão das demandas
A previsão de demanda e da análise do fluxo de vendas médio permite estabelecer mais facilmente o volume de cada produto e quando será preciso fazer a sua reposição.
Esse método também considera a época do ano, como, por exemplo, Dia das Mães, Dia das Crianças ou Natal, e assim, aumentar os produtos no estoque. Mas, atenção: é preciso verificar quais categorias costumam ter mais demanda nessas épocas para que a previsão de compra seja feita da forma adequada.
9. Investir em treinamento específico
Se os colaboradores não estão devidamente preparados para lidar com o estoque, os problemas surgem com mais facilidade e isso pode gerar prejuízo para a empresa.
A melhor maneira de resolver isso é investir no treinamento das equipes, deixando-as alinhadas a realidade do negócio e, portanto, extraindo o máximo desempenho na organização dos produtos.
10. Fazer promoções
Uma boa forma de evitar a perda de uma mercadoria com validade próximo ao vencimento é a realização de um inventário rotativo ou até mesmo ações promocionais.
As promoções, além de estimular a venda de itens obsoletos e sem saída, também colaboram para o aumento das vendas e podem, inclusive, serem grandes aliadas para o marketing do negócio.
11. Entender a rotatividade dos produtos
É fundamental conhecer as mercadorias armazenadas, bem como o fluxo de rotatividade desses produtos. Assim, é preciso ter em mãos boas informações e realizar uma análise eficiente delas.
Essa prática irá contribuir para a definição de indicadores, além de identificar as mercadorias com mais saída, o período em que os estoques esvaziam e, principalmente, saber quais produtos que estão parados. Assim, é possível criar estratégias mais eficientes para vender esses itens de forma mais rápida e impedir que se tornem perdas e prejuízos.
12. Usar um sistema de gestão
Com a transformação digital, as empresas cada vez mais aderem às inovações tecnológicas, aproveitando diversas ferramentas, como o sistema de gestão integrada (ERP), que engloba os setores de finanças, vendas e suprimentos, entre outros.
Um sistema de gestão como esse é fundamental para a gestão de estoque, principalmente porque ele integra e disponibiliza informações de compra, venda e movimentação de mercadorias.
Por fim, quando o gestor sabe como reduzir as perdas de estoque, ele tem como aperfeiçoar esse setor dentro da empresa e, desse modo, construir as bases para que o negócio alcance resultados melhores.
