5 dicas para melhorar separação e expedição de pedidos

Saiba mais sobre como fazer a separação e expedição de pedidos corretamente na sua empresa.

Sempre que pensamos em processos logísticos, precisamos ter em mente os critérios que podemos adotar, pois eles são necessários para a otimização das operações. Do contrário, não há como controlar a eficiência das medidas. É nessa lógica que a separação e expedição de pedidos precisa ser pensada. Quando ela é adotada de maneira racional, acaba sendo muito mais fácil evitar imprevistos e, consequentemente, prejuízos.

É por isso que reunimos 5 dicas que, certamente, poderão ajudar você a melhorar a separação e expedição de pedidos na sua empresa. Fique atento a elas para garantir um trabalho otimizado para a sua equipe e, consequentemente, uma maior qualidade às suas entregas.

1. Comece entendendo a importância da agilidade nos processos

Se a sua empresa quer atuar de maneira realmente profissional em relação à separação e expedição de pedidos, então ela precisa garantir o controle das informações para aumentar a agilidade na relação com clientes e distribuidores.

Em relação a isso é preciso considerar que os produtos têm um ciclo de produção e atividade dentro da empresa, algo que influencia em seu preço final. Assim, quando os processos são rápidos e eficientes, a tendência é que a empresa tenha como criar um diferencial interessante na diminuição do ciclo de produção dos produtos, podendo se tornar mais atrativa do ponto de vista comercial. Com boa rotatividade de mercadorias, o fluxo se torna mais dinâmico.

É por esse motivo que é tão importante pensar na agilidade dos processos de separação e expedição de pedidos, ou seja, no tempo em que o produto permanecerá sob a guarda da empresa e de como se dará esse processo. Menos é mais: a ideia é que o setor de logística tenha como controlar as entradas e saídas de maneira estratégica, fazendo com que o menor tempo gasto se configure em preços melhores.

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2. Prepare-se para fazer a separação e expedição de pedidos com eficiência

É preciso se organizar para a separação e expedição de pedidos na sua empresa. Para tanto, comece garantindo que o setor de logística trabalhe de maneira eficaz no que diz respeito ao que entra no armazém da empresa.

Com eficiência na separação de pedidos, a incidência de erros costuma ser menor. Por isso, tenha clareza na definição do destino dos lotes, fazendo o devido registro de dados gerados na operação. Vale destacar que a informação gerada pode guiar suas futuras atividades, para que você tenha como redefinir como se dará a organização do armazém, a disposição dos produtos em estoque, a lógica por trás das reposições, entre outros, de acordo com a realidade do negócio.

Fundamental nesse processo de separação e expedição de pedidos é contar com profissionais treinados e que saibam trabalhar com informações para extrair o máximo delas para a empresa. Somente assim será possível adotar medidas para aperfeiçoar as operações.

3. Recorra à informatização no processo de separação e expedição de pedidos

Quando a parte logística da empresa se dedica a encontrar soluções para sofisticar seus processos de separação e expedição de pedidos, acaba sendo natural que ela encontre recursos para serem alinhados às técnicas e estratégias que porventura já vem sendo utilizadas. Essa é uma maneira inteligente de adotar a tecnologia, colocando a informatização à disposição de uma lógica empresarial já existente. A ideia é simplificar o trabalho dos operadores, de maneira a evitar erros e controlar adequadamente os diferentes dados e informações que são gerados.

Existem vários exemplos de como isso pode ser feito. Programas que facilitam e dinamizam tarefas são úteis para amenizar a incidência de erros humanos e diferentes tipos de falhas ao longo dos processos. Com o controle por código de barras, por exemplo, os responsáveis têm como localizar os lotes que estão guardados, assim como conferir as informações referentes a eles.

Vale a pena contar com um sistema que faça a devida separação e expedição de pedidos de maneira automatizada porque assim a sua empresa tem como fazer uma troca rápida de dados e envio de documentos e informações, assim como garantir o seu melhor recebimento. No fim, você reduz o tempo de execução das atividades, tendo como reduzir custos no processo.

O segredo é alinhar a tecnologia ao trabalho da sua equipe. Reforçamos que é fundamental que ela esteja alinhada com os interesses da sua empresa para que, em consequência disso, as soluções adotadas surjam como diferenciais. Sem isso, mesmo os mais sofisticados dos sistemas podem gerar erros.

Em resumo, o caminho é qualificar a equipe e investir em tecnologia para simplificar sua ação no dia a dia.

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4. Entenda melhor como pode ser feita a armazenagem

Em resumo, as empresas podem escolher entre fazer a armazenagem de seus produtos adotando um modelo próprio, contando com uma estrutura de armazém próprio ou locado, ou recorrendo à terceirização, quando ela contrata os serviços um operador logístico.

Essa escolha depende de cada organização e suas limitações. Em casos em que a complexidade das operações é alta e a companhia não conta com recursos para investir na construção de uma logística mais sofisticada, o ideal é optar pela terceirização, entretanto, quando a logística precisa ser mais estratégica para a empresa, acaba sendo mais interessante investir na montagem de seus próprios recursos.

O modelo escolhido certamente gera impactos nos resultados empresariais, sendo possível que uma escolha errada afete toda a produção da companhia e exija uma posterior modificação em toda essa estrutura.

De qualquer forma, é preciso criar estratégias de movimentação para os itens, considerando os principais processos de armazenagem, que são o recebimento, a armazenagem propriamente dita, a separação e expedição de pedidos. É aqui que começamos a nos aprofundar na separação e expedição de pedidos, pois elas são fases dentro desse processo mais amplo.

Falaremos sobre isso mais detalhadamente na sequência, para então nos aprofundarmos nas soluções que podem ser adotadas para melhorar os processos e ajudar a empresa a gerar resultados com um melhor trabalho do departamento de logística.

O recebimento

Como visto, quando pensamos no trabalho com informações, precisamos ter atenção à forma como é feito o recebimento das mercadorias. Deve-se ter um cuidado especial com a conferência de acordo com a quantidade dos produtos recebidos, a inspeção e a identificação de cada mercadoria.

É fundamental organizar os materiais recebidos e em seguida fazer um processo de conferência cega, no qual não é possível saber o que deve ser conferido. Isso tende a amenizar a incidência de erros na operação, uma vez que tira o funcionário da zona de conforto nessa atividade. O ideal é que posteriormente à conferência cega, seja feita uma comparação entre aquilo que aparece na nota fiscal e o que foi registrado.

Vale lembrar que nesse processo de conferência é possível coletar dados adicionais dos produtos, tais como seu estado de conservação, o lote, a validade, a fabricação e também o número de série. Isso pode ser aperfeiçoado se a empresa contar com soluções tecnológicas.

Já a inspeção precisa avaliar se existe algum tipo de dano nos produtos, como avarias ou inconformidade com o que foi pedido. Uma possibilidade para uma grande quantidade de itens é fazer a coleta de uma amostra do produto para uma avaliação mais minuciosa para então dar sequência ao processo de armazenagem dos demais.

Quanto à identificação de mercadorias, é preciso considerar o código de barras e tomá-lo como referência para as futuras movimentações ou contagem dos produtos, indo da fase de entrada até a de expedição.

Essa é uma tarefa que pode ser realizada de maneira manual, como acontece na maioria das vezes em empresas de pequeno porte, entretanto, na medida que a companhia vai contando com uma estrutura mais sofisticada, acaba sendo um diferencial contar com controles de movimentação de mercadorias mais avançados, exercidos por softwares com altos níveis de automação. A ideia é colocar os algoritmos à disposição da sua empresa para que eles se responsabilizem pela devida identificação dos itens.

A armazenagem

Feita a conferência e a identificação de mercadorias, deve ser iniciado um novo processo, que é o de alocação dos produtos nos locais adequados. Nesse processo é importante diferenciar o que chamamos de endereço daquilo que chamamos de alocação. O endereço é apenas o local de armazenamento das mercadorias, enquanto a alocação é o processo no qual o objetivo é definir o endereço ideal para o armazenamento de acordo com critérios. Assim, pensando em formas de fazer a alocação de maneira criteriosa, a armazenagem pode ter atuação mais estratégica em termos de produtividade para a empresa.

Com a mercadoria alocada no endereço de destino, ela passa a ficar à disposição pelo departamento responsável, sendo finalmente considerada no saldo de estoque. Com o coletor de dados é possível identificar a movimentação de mercadorias pelo código de barras e sofisticar o trabalho com o inventário, que pode ser de dois tipos, o cíclico e o geral. O cíclico deve ser feito com uma periodicidade curta, considerando determinadas mercadorias em estoque, enquanto o geral se dedica a tudo, sendo realizado anualmente.

A separação

Entendendo a importância do recebimento e da armazenagem nesse processo, finalmente chegamos ao ponto em que podemos nos aprofundar na separação e expedição de pedidos.

A realidade é que a separação das mercadorias precisa ser planejada. E para tanto é possível contar com regras de separação que podem ser por diminuição de número de visitações, shelf life, entre outras.

É importante que a definição seja feita corretamente, pois em casos de erros a produção pode ser afetada em virtude de interrupções na linha de produção e atrasos nas entregas. Uma forma de evitar que isso aconteça é estudar as operações de maneira criteriosa, considerando suas exigências e características para então criar uma estratégia para separação, que pode ser feita manualmente ou de maneira automatizada.

Com recursos como os coletores de voz, por exemplo, é o operador que se dirige até o endereço da mercadoria e traz determinada quantidade de produtos até uma área de conferência para então as mercadorias irem para a área de expedição.

Já no trabalho com o chamado Picking by light, existe um processo de separação por automação no qual há alto nível de fracionamento e embalagens lineares, onde se usam estruturas especializadas.

Também é importante destacar a necessidade de considerar as sazonalidades de vendas, ou seja, as épocas em que as vendas tendem a ser maiores ou menores do que em períodos normais. Quando a operação não está devidamente organizada para lidar com volumes de separação de características sazonais sem que precise aumentar o tempo de separação das mercadorias, então a tendência é que ela tenha problemas, já que não terá como fazer a expedição das mercadorias no mesmo tempo de expedição de períodos que não são sazonais.

A expedição

A expedição é a etapa operacional que finaliza o processo de armazenagem e é nela que são realizados os processos de conferência e despache das mercadorias para a empresa que se responsabiliza pelo transporte.

Em casos em que a empresa que opera a armazenagem não é a responsável pelo transporte, então a responsabilidade sobre as mercadorias é dela até o momento da entrega à transportadora. Já no caso em que a responsável pela operação da armazenagem é também a responsável pela distribuição das mercadorias até seu ponto de destino, então ela precisa trabalhar no planejamento, na execução e também no controle das diferentes etapas de transporte.

O processo de conferência pode ser feito de maneira manual ou então automatizada, com recursos como o coletor de dados que verifica cada volume ou via sistemas, neste caso, com maior intolerância a incidência de erros e diminuição significativa de falha humana.

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5. Saiba como melhorar a separação e expedição de pedidos na sua empresa

Como visto, a separação de pedidos, ou picking, em inglês, representa uma parte importante no processo de armazenagem empresarial. Na realidade, ela é responsável por concentrar o maior volume de recursos empresariais, comprometendo assim, boa parte dos custos operacionais. Por isso é importante estabelecer critérios para ter uma operação de separação e expedição de pedidos mais eficiente. Isso diz respeito não só à adoção de tecnologia, mas ao estabelecimento de práticas tidas como ideais. Confira dicas para fazer isso corretamente.

Separe um momento para acompanhar a separação e expedição de pedidos

É preciso ter atenção a eventuais fontes de improdutividade no seu armazém. Para identificar isso você pode reservar uma semana, por exemplo, apenas para acompanhar o trabalho realizado pelos operadores, bem como o fluxo documental. A ideia é que um profissional responsável consiga visualizar o trabalho na prática para entender se há algum tipo de problema no dia a dia. Isso diz respeito à verificação da quantidade de vezes que o separador vai em busca de um item e não o encontra, ou às interrupções que surgem na execução das tarefas.

Essa observação é importante porque é um primeiro passo para que você tenha como implementar medidas e melhorar o desempenho da equipe.

Pense em formas de aumentar a produtividade

Quanto menores são os deslocamentos, maior tende a ser a sua produtividade na separação e expedição de pedidos. Por isso é preciso pensar em meios para reduzir o tempo de cada viagem, fazendo com que o deslocamento não interfira na qualidade do processo como um todo.

Sendo assim, aposte em soluções como a criação de um estoque de separação avançado, com uma área para a separação de caixas abertas e fechadas. Isso ajuda a dar dinamismo aos procedimentos, além de melhorar a produtividade.

Utilize critérios ABC para endereçamento

Considere a velocidade de giro dos itens com os quais trabalha. Os que têm maior velocidade podem ser alocados em áreas mais próximas do local em que os pedidos devem ser consolidados, com prioridade em relação aos de giro médio que, por sua vez, podem ter prioridade em relação aos giros baixos.

Pensando em formas de dar dinamismo às operações de separação e expedição de pedidos, essa lógica na disponibilidade dos ativos tende a interferir positivamente na produtividade, pois terá como base a frequência de saída dos produtos.

Assista ao vídeo abaixo e saiba como utilizar a curva ABC para a gestão de estoque e comercial!

Diminua os riscos de erros no dia a dia da equipe

Ao estocar mais de um item na separação de pedidos você terá que dar aos separadores um tempo a mais para que façam a devida checagem dos materiais requeridos.

Será necessário abrir as caixas e retirar unidades, o que envolve gasto de tempo e exposição a erros. Por isso pode ser interessante contar com ferramentas visuais para ajudar o separador nas operações. Trabalhe com soluções como ilustrações, por exemplo, que podem servir para orientar o profissional nos endereços de picking.

Crie ações que estimulem o bom trabalho dos profissionais

Outra maneira de investir na qualidade dos procedimentos de separação e expedição de pedidos é pensar em meios de valorizar o colaborador que conseguir resultados para a sua empresa. Nesse sentido, trabalhar com recompensas aparece como algo extremamente valioso. Você pode premiar aqueles que conseguirem executar seu trabalho com maior velocidade e eficiência, por exemplo.

Para tanto, a dica é investir em treinamento e implementar recompensas para a equipe quando ela apresentar os resultados mais próximos da orientação prestada. É interessante que você procure valorizar o coletivo e não apenas o individual.

Enfim, procure tornar o processo de melhora da separação e expedição de pedidos algo constante para a sua empresa. Isso dependerá de um controle mais atento dos processos, além da adoção de recursos que podem simplificar a ação da sua equipe.