Descubra a importância sobre uma política de frota em sua empresa, além de dicas práticas para a sua implementação!
Implementar uma política de frota é papel fundamental de qualquer gestão eficiente e, portanto, a prática deve ser seguida por todas as empresas que, em algum momento da cadeia de suprimentos, detenham ou usufruam de serviço de transporte, seja próprio ou terceirizado.
Afinal, a política de frota não se limita apenas a estabelecer regras e normas sobre o uso correto dos veículos da empresa, mas também é parte estratégica do negócio para definir meios viáveis e mais eficientes sobre as operações que envolvem transporte, como redução de custos, melhor aproveitamento de embarques, segurança dos motoristas, economia, entre outros pontos importantes.
Quer saber mais sobre o assunto e, ainda, descobrir o passo a passo de como criar uma política de frota realmente eficaz para a sua empresa? Acompanhe!
Afinal, o que é uma política de frota?
Na prática, a política de frota é um documento criado pela empresa, a fim de definir e estabelecer diretrizes e normas internas em relação à gestão e ao uso de seus veículos por meio de regras e procedimentos estipulados pela diretoria.
O objetivo é padronizar, orientar e monitorar o uso da frota da empresa com base em uma lista pré-definida de diretrizes gerais, visando, assim, uma maior conservação do patrimônio, a redução de custos atrelados ao transporte e o aproveitamento mais eficiente dos veículos.
De forma geral, podemos considerar que uma política de frota precisa se basear nos seguintes pilares básicos:
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Normas sobre o uso correto dos veículos;
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Procedimentos de conservação;
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Orientações sobre o comportamento dos condutores;
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Questões jurídicas e legais;
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Dados e informações gerais sobre o processo de gestão da frota.
Evidentemente que outros pontos podem ser incluídos em uma política de frota, de acordo com as especificidades e necessidades de cada empresa. No entanto, cabe aos gestores saber identificar e mensurar isso, de forma a não tornar o documento com excesso de informações ou transparência sobre as diretrizes.
Em resumo, a política de frota é um dos principais alicerces da estrutura de uma gestão de transportes. É por meio dela que a empresa possibilita formalizar as boas práticas para o uso correto, econômico e mais eficiente de seus veículos e, consequentemente, transmiti-las a todos os seus colaboradores.
E qual a importância prática de criar uma política de frota?
Além de todos os pontos citados, a política de frota visa, também, reduzir riscos e melhorar a eficiência dos veículos na rotina das empresas.
Quem atua na logística sabe dos desafios e problemas que o setor encara diariamente no Brasil, desde a má qualidade das vias e estradas nacionais, a dimensão territorial do país, a carência de outros tipos de modais, a questão da violência pública, até a falta de investimento de tecnologias adequadas por boa parte das empresas.
Sendo assim, a política de frota permite criar procedimentos de uso dos veículos e de comportamentos dos condutores, que evitem ou, pelo menos, minimizem esses riscos e fatores externos, presentes em qualquer operação logística.
Para exemplificar melhor, imagine que cada condutor da empresa fizesse a sua própria rota de entrega, sem se basear em uma programação de roteirização, e estabelecesse seus próprios procedimentos de transporte de carga. Certamente, isso acarretaria um descontrole de gastos, traria mais riscos à operação, colocaria em xeque a integridade do conteúdo transportado, entre outros fatores.
Por isso, é fundamental que a política de frota estabeleça um "padrão" de uso e de comportamento do condutor em relação às orientações básicas, como respeito às leis de trânsito, ciência sobre as rotas estabelecidas, o monitoramento da carga, o orçamento previsto para aquela operação etc.
Ou seja, a política de frota funciona como um canal para que gestores e colaboradores possam consultar e seguir as diretrizes estabelecidas pela empresa sempre que preciso, no intuito de garantir a boa utilização daquele recurso.
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Como implementar uma política de frota na sua empresa?
Não há um padrão único para políticas de frota, e cabe aos gestores saber identificar pontos importantes a serem considerados no documento, conforme as especificidades e necessidades da empresa.
No entanto, para facilitar a criação de um documento eficaz e bem amplo, sugerimos alguns tópicos indispensáveis em qualquer política de frota. São eles:
Objetivo
O primeiro ponto a ser destacado em uma política de frota é o objetivo desse documento, visando esclarecer e transparecer aos seus colaboradores qual a real proposta estabelecida pela empresa em relação ao uso de seus veículos.
Como exemplo prático, o objetivo pode ser resumido em uma única e simples mensagem, como: "O presente documento tem por objetivo definir regras, procedimentos e normas para a utilização da frota da empresa."
Definição de condutores e responsáveis pela frota
O segundo ponto importante para a criação de uma política de frota é a definição dos condutores e dos responsáveis pelo veículo. Ou seja, o documento precisa estabelecer quem pode ou não conduzir os veículos durante as operações, assim como quem deve prezar pela manutenção e conservação desse patrimônio.
Há empresas que, simplesmente, englobam todos os seus colaboradores como aptos a essas funções, enquanto outras definem por categorias aqueles que podem ou não se encaixar como responsáveis pela condução da frota.
Obrigações do condutor e responsáveis pela frota
Nesse ponto da política de frota, o indicado é criar uma lista detalhada sobre as obrigações e responsabilidades dos envolvidos no transporte da empresa, desde regras estabelecidas pela diretoria, até o seguimento de leis e procedimentos fiscalizadores.
Para exemplificar melhor, confira algumas sugestões de tópicos que podem ser abordados no documento:
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Obrigação por parte dos colaboradores de ler, por completo, todos os pontos da política de frota estabelecida na empresa;
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Obedecer às leis de trânsito vigentes no território nacional;
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Manter a documentação exigida para a condução em dia;
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Entregar ao responsável pela frota, periodicamente, a certidão de pontos na CNH;
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Zelar pela conservação do veículo e da carga transportada;
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Se comprometer a conduzir o veículo de forma econômica e segura, garantindo a integridade da carga, do patrimônio e da vida de pessoas;
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Estar ciente de que o veículo consta com sistemas de rastreio por questões logísticas e de segurança.
Procedimentos sobre o uso adequado do veículo
Estabelecer e definir os procedimentos básicos e essenciais para a utilização dos veículos na empresa é fundamental.
Alguns pontos importantes que devem servir de base na confecção do documento são:
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Leitura e assinatura do documento, concordando com todos os pontos destacados;
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Atendimento às exigências estabelecidas pela empresa para estar apto a conduzir os veículos (documentações, testes psicotécnicos, treinamentos etc.);
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Conhecimento das leis de trânsito brasileiras;
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Ciência das regras de reembolso de custos e gastos durante as operações;
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Ciência dos procedimentos sobre abastecimentos, pagamentos de pedágios, pernoites, paradas para alimentação etc.;
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Procedimentos de comunicação com a empresa, clientes e fornecedores;
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Proibições sobre consumo de bebidas alcóolicas, drogas ilícitas ou qualquer outro procedimento que infrinja as leis nacionais e que comprometa a segurança da condução;
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Proibições a respeito de caronas.
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Procedimentos sobre manutenção e infrações
Outro ponto fundamental a ser destacado na política de frota da empresa é a lista de procedimentos relacionados à conservação, manutenção e possíveis ocorrências com o veículo e seu respectivo condutor.
Alguns exemplos que podem servir de base para a confecção do documento:
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Orientações sobre abastecimentos, trocas de óleos e manutenções rotineiras do veículo;
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Procedimentos de higienização e lavagem do veículo;
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Indicação sobre calibragem adequadas dos pneus;
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Informações sobre a necessidade de resgates e suportes mecânicos pelo seguro;
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Definição sobre a responsabilidade de multas e infrações de trânsito;
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Orientação sobre os procedimentos de repasse ou contabilização de pontos na carteira do condutor;
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Definição sobre as responsabilidades sobre sinistros e acidentes envolvendo o veículo da empresa;
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Orientações sobre o uso de ferramentas e tecnologias de rastreamento da frota;
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Procedimentos a serem seguidos pelo condutor visto uma necessidade de desvio de rota, paradas não planejadas ou pedidos de socorro por conta de manutenção do veículo;
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Orientações sobre casos de roubos, furtos, avarias ou acidentes com a carga;
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Descrição de ferramentas e equipamentos disponibilizados pela empresa para manutenções e consertos rápidos;
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Definição de problemas e ocorrências que estejam aptas a serem resolvidas pelo próprio condutor, caso necessário;
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Orientações sobre paradas e pernoites, que garantam a integridade e segurança, tanto do condutor, como do veículo e sua carga;
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Definição de locais programados para abastecimentos, alimentação e pernoites do condutor, salvo algumas exceções pré-definidas;
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Definição da documentação obrigatória a ser conduzida nas operações.
Leia também→ Manutenção de frotas: como reduzir custos?
Considerações finais e assinatura
Por fim, o recomendado é incluir algumas considerações finais na política de frota da empresa, visando reforçar a importância dos pontos estabelecidos, assim como a sua validade, o seu teor e a sua vigência legal.
Ao final do documento, é essencial um termo de compromisso e de concordância pelas partes envolvidas, tanto da diretoria, como do funcionário.
Dicas para tornar a política de frota ainda mais eficaz
Além de todos os exemplos e sugestões que destacamos, é fundamental que a empresa leve em consideração algumas ações importantes, para que o documento se torne, de fato, acessível e transparente aos envolvidos no transporte da empresa.
Permita o acesso fácil ao documento
Sua política de frota precisa ser de fácil acesso aos colaboradores e gestores da empresa, visando sempre possibilitar a consulta e a leitura do documento assim que necessárias. Ou seja, não é apenas no momento da assinatura do contrato que a política de frota precisa ser divulgada.
Como dica, crie uma pasta exclusiva de políticas da empresa e a disponibilize na rede ou em algum sistema viável e acessível aos funcionários da companhia.
Seja transparente e claro
Os dados e informações descritos na política de frota precisam ser claros e de fácil entendimento aos seus leitores, evitando, assim, possíveis enganos, frases com sentidos distorcidos, trechos capciosos, incoerentes e difícil compreensão.
Se baseie apenas em pontos cruciais ligados ao uso do transporte e busque padronizar a política de frota com outras já utilizadas pela empresa.
Promova a capacitação dos colaboradores
Ter uma equipe treinada e devidamente capacitada pode ser mais um ponto positivo para o cumprimento e valorização dos procedimentos previstos na política de frota. Por isso, invista em reuniões, apresentações, treinamentos e reforce as orientações sobre segurança, eficiência, preservação do patrimônio e outros pontos fundamentais para o funcionamento da empresa.
Estabeleça uma comunicação clara
A comunicação é outro ponto favorável à política de frota, e vai além da transparência e clareza do documento em si. Estamos nos referindo, também, aos meios e canais que a empresa disponibiliza para o colaborador se informar, tirar dúvidas, questionar ou sugerir novos procedimentos.
Além disso, facilite os canais para pedidos de reembolsos financeiros relacionados ao transporte, para informação sobre ocorrências, reclamações e sugestões sobre as operações.
Invista em tecnologias
O uso da tecnologia na logística já é algo mais do que fundamental para o desempenho das operações do dia a dia, mas também permite reforçar a importância e a função principal de uma política de frota.
Ou seja, sistemas como WMS, TMS, CFT, entre outros, visam otimizar as operações gerais da logística, mas também são canais decisivos para o cumprimento de procedimentos e normas estabelecidas na política de frota.
Por exemplo, o monitoramento das rotas, os custos com manutenções, os gastos operacionais de uma entrega e os procedimentos seguidos para o embarque e desembarque no armazém são apenas alguns exemplos de funções atreladas a essas tecnologias, e que, consequentemente, devem constar também na política de frota.
Leia também → Gestão de frota: 10 principais itens para ficar de olho
Em resumo, essas foram as dicas e orientações úteis de como funciona e, principalmente, do que é necessário para criar uma política de frota realmente eficaz para a sua empresa. Como destacamos, o documento em questão não se limita apenas a definir quais os procedimentos são recomendados e precisam ser seguidos pelos envolvidos, mas também funciona como alicerce fundamental para uma gestão logística eficiente e transparente.
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