Saiba o que é KPI de Gestão de Frota e como ele pode ser útil para a sua empresa
Para entender o que é e como funciona o KPI de gestão de frota, tenha em mente que os principais líderes empresariais do mundo, e até governantes, contam com métodos sofisticados para embasar suas decisões. São esses recursos que permitem que os diferentes dados obtidos no dia a dia das atividades que controlam sejam devidamente analisados, de forma a serem transformados em informação precisa a ser considerado na definição dos rumos de seus projetos.
A esses métodos damos o nome de KPI, sigla para Key Performance Indicator, ou indicador chave de performance. Se você nunca ouviu falar sobre isso antes, nós vamos mostrar como controlar melhor o seu negócio trabalhando com critérios, da mesma forma que as maiores empresas do mundo fazem.
Confira e conheça os diferentes tipos de KPI de gestão de frota que você pode adotar no seu dia a dia.
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O que é KPI?
É um indicador que permite monitorar a eficácia dos processos empresariais. A ideia é que, com a ferramenta do KPI, o gestor tenha como fazer uma apuração mais precisa a respeito de determinado acontecimento em sua empresa para que assim possa tomar decisões.
É importante destacar que existem diferentes tipos de indicadores, úteis para os mais diversos mercados. Profissionais de venda, por exemplo, costumam trabalhar com o chamado Net Promoter Score, uma ferramenta que serve para medir a satisfação do cliente. O próprio cálculo do tempo médio para carga e descarga, muito comum na logística, é outro exemplo de KPI importante.
No geral, KPI’s servem para aferir o desempenho, seja de áreas ou mesmo de processos. Consequentemente, eles ajudam a reduzir custos, permitem uma ação mais incisiva em relação a intervenções relevantes e, no caso do KPI de gestão de frota, são essenciais para aumentar o tempo de vida útil dos veículos. No geral, funcionam como recurso indispensável para quem pretende controlar o seu negócio de maneira racional.
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Porque é importante fazer esse acompanhamento
Pensando de maneira geral, o KPI é a ferramenta que define se o negócio vai funcionar de maneira organizada ou não. É por isso que esse tipo de solução precisa ser considerada nos mais variados setores de uma empresa. Considerando o transporte, o KPI de gestão de frota permite uma melhor análise financeira, além de diferenciais que interferem diretamente na qualidade do seu trabalho.
Com KPI’s é possível controlar toda a estrutura da empresa, o que diz respeito aos recursos organizacionais como um todo. Entretanto, essa é uma tarefa que pode se tornar complexa porque cada atividade exige um tipo de acompanhamento diferente, ou seja, analisando diferentes empresas você encontra uma grande variedade de KPI’s de acordo com as necessidades de cada negócio.
Pensando especificamente em KPI de gestão de frota, imagine você ter como avaliar se os veículos estão gastando mais ou menos do que o ideal ou então, evitar que os gastos com manutenção sejam elevados apenas por ter à sua disposição as ferramentas certas para avaliar o desempenho detalhado da sua frota. É isso o que o KPI permite a você.
KPI de gestão da frota: saiba quais são
É fundamental entender os recursos disponíveis em função da natureza do sue negócio. Quanto à gestão de frotas isso diz respeito a questões como os ativos que a empresa possui e o uso que é feito deles. Pense um pouco: de que adianta investir pesado em veículos e condutores de primeira linha se você não tem como saber se o trabalho deles está de acordo com o que a sua empresa realmente precisa?
É nesse sentido que o trabalho com KPI de gestão de frota pode fazer a diferença. KPI's te ajudam a acompanhar a ação desses agentes, de maneira a fazer disso um diferencial para o seu negócio. Elementos como o gasto com gasolina e mesmo algumas eventualidades, como acidentes de trânsito, precisam ser considerados dentro de uma estratégia empresarial criteriosa. Com KPI de gestão de frota para medir o impacto desse tipo de situação dentro do seu negócio, você tem como reduzir custos e aumentar a produtividade.
O raciocínio é muito simples: comece a controlar os elementos que impactam as atividades de sua frota e avalie se seu desempenho está de acordo com aquilo que julgar ideal. Pneus, combustíveis, multas, entre outros são alguns ativos que precisam ser acompanhados. Com o tempo, isso fará com que você organize seus processos a ponto de criar soluções para gerar resultados melhores. Entre algumas dessas medidas estão a mitigação de imprevistos, a coordenação de ações preventivas e a aplicação de treinamentos mais direcionados.
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Quais indicadores usar para o KPI de gestão de frota
Para ter um trabalho mais sofisticado no controle do que acontece na sua empresa você precisa usar os KPI’s certos de acordo com o tipo de atividade que exerce. No caso do KPI de gestão de frota, alguns elementos merecem atenção especial. Entre outros estão os custos, que permitem a você saber se o seu orçamento está sendo consumido de maneira adequada com os processos e se há despesas imprevistas. Por isso, saiba agora quais são os indicadores mais úteis para essa finalidade.
1. Gastos com combustível
Fundamental para você avaliar o desempenho não só dos seus veículos como também dos motoristas. Para tanto, é preciso avaliar questões como a média de quilometragem por litro, o consumo médio de combustível por veículo e por motorista, e o preço médio do litro de diesel.
A ideia é que você identifique com maior facilidade as situações que eventualmente podem ser ajustadas, seja com medidas mais imediatas como a simples mudança no programa de abastecimento dos veículos, seja com ações de médio e longo prazo, como nos programas de treinamento dos condutores.
Fique de olho nesses indicadores, mas não os trate apenas como números. O mais importante é criar meios para atuar de maneira estratégica, o que significa que você precisa avaliá-los periodicamente e sair em busca de alternativas para melhorar os resultados.
2. Custos com manutenção
Uma forma de aperfeiçoar o uso de seus veículos é definindo com exatidão a quantidade de recursos destinada a ações como manutenção preventiva e reparos dos veículos.
Para que isso seja feito o ideal é considerar uma série de variáveis que podem ser tomadas como KPI de gestão de frota, como a média de custo por manutenção, a média de número de manutenções por veículo, a média de número de manutenções por motorista, a média de gastos em manutenção por veículo e a média de gastos em manutenção por motorista.
Com essas observações passa a ser possível atenuar eventuais excessos nos custos de manutenção que geralmente têm a ver com a frequência entre as intervenções nos veículos, as formas como elas são realizadas, se internamente ou de forma terceirizada, se existe uma programação ou se os procedimentos são feitos somente quando há necessidade, quais são os fornecedores, como funciona esse processo.
Pense que gastos com manutenção podem sair do controle se você não se preocupar minimamente com a qualidade de seus ativos, por isso, comece planejando um programa de manutenção e procure seguir à risca o que for definido nele.
3. Incidência de multas
É importante também ter atenção especial a esse custo que pode comprometer os resultados da sua empresa. Multas podem acontecer, mas é preciso saber se elas têm sido consequência de algum problema maior que esteja prejudicando o seu frete com frequência. Portanto, use o KPI de incidência de multas para identificar a frequência com que as multas ocorrem e o impacto orçamentário que elas trazem.
Problemas recorrentes podem indicar a necessidade de intervenções maiores. Por isso, aqui, a ideia é que você avalie as seguintes variáveis:
- valor médio por multa;
- média de multas por motorista;
- média de valor de multas por motorista.
São avaliações simples, mas que permitem, por exemplo, que você identifique profissionais imprudentes guiando seus veículos. Neste caso, você pode investir em soluções como programas de treinamento para reduzir esse tipo de gasto.
4. Sinistralidade
Avalia a ocorrência de eventos como batidas, roubos e acidentes, além de qualquer outro acontecimento que possa trazer danos ao seu veículo. Neste caso, este pode ser um KPI de gestão de frota que identifica situações mais imprevisíveis e invasivas.
Ao encontrar as origens desse tipo de problema você pode adotar medidas preventivas. Por isso, passe a registrar sua média de acidentes por ano, por motorista, bem como a média de roubos por ano, modelo, local, horário e tipo de carga. Posteriormente você pode criar uma lista classificando as situações de acordo com o seu grau de risco. Assim é possível repensar suas rotas e as próprias ações dos motoristas, de acordo com o número de acidentes com os quais se envolvem.
É interessante dividir as ocorrências entre problemas internos e externos à empresa. Isso ajuda a atuar diretamente na reeducação e conscientização dos profissionais, caso a origem dos danos esteja neles ou então a repensar questões como a definição de rotas, evitando lugares com maior incidência de problemas.
De qualquer forma, trabalhar com esse tipo de KPI de gestão de frota permite que você compreenda o que está por trás de situações que podem comprometer parte do seu patrimônio e prejudicar o seu negócio.
O ROI como KPI de gestão de frota
Estabelecidos os critérios para o controle das atividades da sua empresa, você passa a ter como investir melhor, evitando desperdícios. E mesmo em relação ao investimento você tem como medir o seu retorno. Retorno sobre o Investimento, ou ROI, como costuma ser chamado, nada mais é do que um KPI que estabelece uma relação entre o que a sua empresa faturou e o investimento que ela teve que fazer para tanto.
O ROI possui uma fórmula básica bastante simples, que é:
ROI = Receita- Custo/Custo
Para entender, imagine uma empresa que faturou 100 mil Reais após um investimento de 10 mil. Neste caso, temos:
ROI = 100.000-10.000/10.000
ROI = 9
Assim, podemos dizer que o retorno sobre o investimento neste caso foi de 9 vezes. Geralmente, as empresas multiplicam o resultado por 100 para trabalhar com porcentagem, o que no nosso exemplo traria 900% de retorno.
O ROI é fundamental para que você saiba se seu negócio está sendo administrado do jeito certo ou se é preciso fazer modificações. Pensando nele como KPI de gestão de frota, sua fórmula permite a você calcular, entre outros, a quantidade de gasolina utilizada por investimento. Assim é possível identificar desperdícios e se planejar, seja para trocar os veículos, seja para treinar os condutores.
Lembre-se que quando um gasto se torna útil para a empresa gerar resultados, então estamos diante de um investimento. E essa diferença é fundamental: gastos trazem prejuízo para o sistema como um todo, fazendo com que você tenha que rever sua política para não correr o risco de perder mercado ou, até pior, fechar as portas. Já o investimento é aquilo que você cria para construir algo maior, algo que fará com que a sua empresa alcance os resultados de que precisa.
O ROI é um KPI que pode ser utilizado em qualquer setor do seu negócio porque ele avalia o impacto direto dos investimentos nos seus resultados. Conte com ele também como KPI de gestão de frotas, avaliando a influência de cada centavo gasto nas atividades da sua empresa.
KPI de gestão de frota: porque ele torna sua ação mais profissional
Em resumo, a ideia é que você tenha sempre como medir os eventos para poder analisar e monitorar as operações que sua empresa realiza. Partindo desse entendimento, suas chances de sucesso aumentam simplesmente porque você estará inserindo a racionalidade na gestão de frotas do seu negócio.
Analisar resultados com clareza é o primeiro passo para tomar decisões mais acertadas, em função de exigências reais. Um grande problema apresentado por empreendimentos que não conseguem prosperar é justamente a forma amadora como lidam com seus ativos e operações. É preciso profissionalizar e, para tanto, nada melhor do que contar com recursos como os KPI’s.
Nossa ideia é que você esteja sempre um passo a frente da sua concorrência sabendo como extrair o máximo na sua gestão de frota. Por isso, sugerimos que você considere o KPI de gestão de frota, adote os exemplos aqui apresentados e passe a aplicar métricas para avaliar o desempenho dos seus ativos empresariais. Na gestão de frota isso representa um meio para revisar uma série de estratégias, como a própria definição das rotas a serem seguidas e, consequentemente, melhorar resultados.
Quer tornar a sua gestão de frota mais profissional? Então não tem segredo: comece a adotar recursos testados e aprovados por grandes empresas para aperfeiçoar seus processos e simplificar a vida de seus colaboradores.
Agora que sabe mais sobre KPI de gestão de frota, confira também como realizar o controle de abastecimento da sua frota.
