9 Dicas essenciais para tornar sua gestão de compras eficiente

Saiba o que é e como otimizar melhor a gestão de compras em sua empresa com boas práticas e tecnologia adequada.

Garantir uma gestão de compras eficiente dentro da empresa é papel fundamental dos gestores, e tal estratégia é pilar imprescindível para a integração completa de qualquer cadeia de supply chain.

Afinal, inevitavelmente o setor de compras precisa trabalhar em conjunto com vendas, marketing, logística de estoque e de distribuição.

E para abordar melhor algumas dicas e vantagens práticas sobre a implementação de uma gestão de compras mais eficientes em sua empresa, preparamos um post completo sobre o tema e destacamos uma série de informações úteis ao longo do material a seguir. Acompanhe.

Afinal, o que define uma gestão de compras eficiente?

Toda empresa conta com um setor de compras, ou, no mínimo, dedica um colaborador para realizar os pedidos para reabastecer seus estoques, produções e distribuição de vendas.

O papel dessa área é justamente garantir insumos ou produtos acabados para alimentar as demais etapas da cadeia de distribuição, seja para a venda direta, seja para algum processo produtivo.

No entanto, o que vemos muitas vezes na prática são processos automáticos de compras e pouco estratégicos dentro das empresas, excluindo qualquer tipo de planejamento realmente estratégico nesses setores.

Em outras palavras, é muito comum se deparar ainda com almoxarifados e estoques com modelos de gestão de compras muito obsoletos, em que equipes não se integram com os demais setores, não contam com tecnologia e controles apurados e realizam seus pedidos de forma manual e praticamente automática a cada período.

É justamente isso que define uma gestão de compras desorganizada e se diferencia de um conceito moderno de eficiência e qualidade.

Hoje, além da necessidade de integrar o setor de compras às vendas e à logística de qualquer empresa, é fundamental, também, agregar novas ferramentas e metodologias às rotinas dessas equipes, tornando, assim, seus controles mais apurados, pedidos mais estratégicos e negócios mais eficientes.

Logo, a definição de gestão de compras se refere a um modelo amplo e integrado dos pedidos da empresa, no qual se leva em consideração não apenas o reabastecimento de estoques, mas também fatores como redução de custos, previsibilidade, periodicidade, giro de produtos, capacidade logística, entre inúmeros outros.

Por que a gestão de compras precisa estar integrada a outros setores da empresa?

Dando continuidade ao tópico anterior, um dos principais diferenciais de uma gestão de compras eficiente está atrelada à capacidade de integração da área com outros setores da empresa, em especial o de vendas, marketing e logística.

Afinal, como organizar e disponibilizar produtos suficientes em seu estoque, sem, por exemplo, ter conhecimento de novas campanhas de vendas da empresa?

E quando tratamos de integração entre os setores, o mesmo vale para o sentido contrário! Ou seja, não é só o setor de compras que precisa estar atento às novas ações do marketing e vendas, mas também o inverso. A equipe comercial, antes de bater o martelo, também precisa se integrar para saber a capacidade operacional da distribuição, o orçamento disponível para novos pedidos, o espaço para estoque, as demandas para distribuição etc.

Porém, na prática, essa integração quase sempre encontra empecilhos e gargalos como:

  • previsões de vendas inadequadas;

  • controle ineficiente de estoques;

  • falhas na comunicação interna entre setores e equipes;

  • ineficiência operacional na cadeia de suprimentos;

  • operações de custo elevado;

  • atrasos no recebimento de materiais.

E como otimizar a gestão de compras na prática?

Assim como qualquer outro processo administrativo e estratégico de uma empresa, a gestão de compras é completamente variável e flexível às necessidades e características de cada negócio.

Logo, não há uma receita pronta para uma gestão de compras eficiente e aplicável a todos no mercado. É papel do gestor identificar e mensurar todos os problemas e buscar soluções mais adequadas a eles em sua rotina.

No entanto, de uma forma geral, alguns fatores e aspectos comuns são imprescindíveis dentro de uma gestão de compras, independentemente do tamanho ou área de atuação da empresa. E são essas dicas que compartilharemos a seguir. Confira!

1. Aumente o controle de seu estoque

Uma boa gestão de estoque é pilar essencial para a eficiência nos processos de compras e de novos pedidos. Isso inclui, por exemplo, maior controle de entrada e saída de produtos das prateleiras, inventários frequentes e bem elaborados, capacidade de monitoramento da movimentação interna dos itens, acompanhamento do giro de estoque, entre outras atividades fundamentais na rotina de um depósito.

Para isso, indica-se também a implementação de ferramentas tecnológicas, que possibilitem otimizar tais controles e garantir mais agilidade e segurança na sua gestão.

2. Planeje seus pedidos

Como destacamos, a gestão de compras eficiente inevitavelmente precisa estar integrada a outros setores do negócio, em especial, no que se refere ao planejamento de novos pedidos.

Com isso, a comunicação com a equipe comercial e de logística precisa estar muito bem alinhada e, portanto, levar em consideração alguns fatores imprescindíveis, como:

  • ter controle do estoque atual dos itens;

  • ter acesso às previsões de vendas;

  • controlar o giro de estoque de todas as mercadorias;

  • conhecer a capacidade operacional da empresa;

  • antever os fornecedores sobre aumento de novos pedidos;

  • preparar o estoque físico para reabastecimento eficiente.

3. Trabalhe uma gestão de fornecedores

Uma outra atividade fundamental na gestão de compras é a de manutenção contínua de seus fornecedores. Na prática, isso envolve desde a atualização de cadastro, até a busca de novas alternativas disponíveis no mercado.

Afinal, em mercados extremamente dinâmicos com os de hoje, é importante sempre que os compradores se atentem a variações de preços, tendências, oportunidades e novas soluções disponíveis.

Para isso, indica-se mais uma vez deter de ferramentas avançadas de controle, que permitem atualizações constantes de fornecedores, comparação de cotações, históricos de pedidos, entre outras informações.

Também recomenda-se manter uma relação mais próxima aos fornecedores primordiais, realizando reuniões constantes, visitas técnicas e demandando soluções mais personalizadas às necessidades de sua gestão de compras.

4. Controle o seu giro de estoque

Uma outra prova de que o setor de compras está ligado diretamente à gestão de estoque é a necessidade em se controlar o giro dos produtos no depósito.

Afinal, uma gestão de compras desorganizada e que insiste em processos automáticos de pedidos, tende a tornar o estoque cada vez mais ineficiente e as consequências são inúmeras, como:

Sendo assim, controlar o giro de estoque tende a melhorar - ou até evitar - esses problemas, garantindo pedidos mais eficientes e sem interferir negativamente no fluxo das demais etapas da cadeia de distribuição.

5. Implemente uma Curva ABC

Uma dica para otimizar a sua gestão de compras é trabalhar uma Curva ABC em seu estoque. Na prática, esse método ajuda a organizar melhor a dinâmica do armazém e, consequentemente, flexibilizar a gestão de compras também.

Em uma Curva ABC, os itens são classificados em três diferentes categorias, sendo a A dedicada àqueles primordiais e que geram mais lucros para a empresa, a B com produtos de saída mediana e, por fim, a C que se refere às mercadorias de menor giro e com menos influência nas vendas.

Dessa forma, a gestão de compras passa a entender quais são os produtos que demandam pedidos maiores e com frequências mais constantes (categoria A e B) e quais aqueles que são necessários controles mais espaçados (categoria C).

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6. Acompanhe as vendas

Para um melhor planejamento da gestão de compras e evitar gargalos clássicos na gestão de estoque, é fundamental que o gestor acompanhe e preveja corretamente suas demandas de vendas.

Por isso, mais uma vez, reforçamos a importância da integração do setor de compras com a equipe comercial e logística.

Metas e previsões precisam ser elaboradas de forma factível, levando em consideração a capacidade operacional, o orçamento de pedidos e a disponibilidade de estoque da empresa.

7. Realize inventários frequentes

Uma atividade fundamental na gestão de estoque - e consequentemente na gestão de compras - é o inventário.

Afinal, saber exatamente qual a disponibilidade de cada produto nas prateleiras e no controle administrativo é fator imprescindível na rotina de qualquer gestor.

Porém, para isso, indica-se também a implementação de ferramentas e soluções tecnológicas que permitem a otimização e acuracidade na contagem dos estoques, evitando assim erros manuais, retrabalhos, perda de tempo e até mesmo prejuízos para o negócio.

Logo, muito além de realizar inventários em sua empresa, é fundamental que eles sejam devidamente eficientes, ágeis e que forneçam números e dados exatos.

8. Invista em tecnologias de gestão

Visto todas as necessidades práticas que uma gestão de compras e estoque precisam conjuntamente em suas rotinas, a implementação de tecnologias e ferramentas de controle passa a ser fator diferencial para esses setores também.

Sendo assim, é muito comum que empresas implementem soluções completas e já integradas em um único sistema, como é o caso do WMS (Warehouse Management System).

Na prática, o sistema WMS permite otimizar a cadeia de supply chain da empresa de ponta a ponta, desde o recebimento dos produtos nas docas do armazém, até o seu carregamento no caminhão.

Além disso, garante o cadastro completo de itens, fornecedores, movimentações e controles gerais, o que proporciona uma visão muito mais ampla e estratégica ao setor de compras, evitando assim desperdícios, custos elevados, perdas e erros manuais.

9. Inove seus métodos logísticos

Um dos principais desafios para a gestão de compras eficiente é conseguir equilibrar a demanda de vendas com a capacidade operacional da empresa. Em outras palavras, muitas vezes há orçamento para novos pedidos, demanda de consumo no mercado, porém, ao mesmo tempo, falta espaço para estoque.

Ainda que isso demande soluções estratégicas e tomadas de decisões adequadas dos gestores, há muitas alternativas disponíveis e aplicadas no mercado e que podem servir de inspiração, como:

  • mudança de layouts no armazém;

  • implementação de métodos como Cross-docking;

  • terceirização de armazéns e transportes logístico.

Assista ao vídeo abaixo e confira essas dicas de ouro para implantação de um sistema WMS com qualidade

Como a tecnologia ajuda a transformar a gestão de compras mais eficiente?

Em plena Era 4.0, setores como compras, vendas, marketing e logística passam constantemente por uma transformação digital em suas rotinas e acompanhar isso é fator primordial para a evolução das empresas.

Hoje, insistir em processos manuais e obsoletos para os pedidos de sua empresa é se fadar ao atraso, correr riscos e perder espaço para a concorrência.

Conforme destacamos no último tópico, a exemplo de soluções modernas tanto para a gestão de compras, como para a de estoque, o sistema WMS é uma ferramenta completa e que permite integrar diferentes tarefas, que até então eram difíceis ou até impossíveis de serem realizadas com excelência de forma manual.

Na prática, com a ajuda de coletores de dados e códigos de barras, o gestor passa a poder personalizar seus controles e ter uma gestão muito mais ampla e dinâmica de cada "passo" dado dentro do armazém.

Ou seja, é possível controlar, por exemplo, o tipo de produto que chegou, sua SKU, o endereçamento correto, sua data de validade, número do pedido, nome do fornecedor, entre outras inúmeras informações.

Além de otimizar a gestão de estoque, reduzir custos e viabilizar uma movimentação mais eficiente de cada produto, o sistema WMS também agrega inúmeras atividades úteis para a gestão de compras.

Entre suas diversas funcionalidades, podemos destacar o cadastro de novos fornecedores e produtos, monitoramento interno do armazém, histórico de pedidos, relatórios gerenciais e uma enorme capacidade de armazenamento de dados importantes de cada item e fornecedor.

Em resumo, essas são algumas dicas e informações úteis sobre como tornar sua gestão de compras mais eficiente e como certas práticas e a implementação de tecnologias adequadas são fatores imprescindíveis no dia de hoje.

Gostou? Quer conferir mais dicas para otimização dos processos em sua empresa? Então, aproveite e leia também nosso próximo post e descubra 10 dicas essenciais para uma gestão de estoque inteligente. Boa leitura!

 

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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