Entre os inúmeros documentos exigidos para o transporte de cargas no Brasil, o CTe, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico, é um dos mais conhecidos e indispensáveis nesse tipo de serviço.
Apesar de ser amplamente utilizado na rotina de transportadoras e de empresas logísticas, ainda há algumas dúvidas e questões sobre a principal funcionalidade dessa documentação, como ela deve ser emitida e quais garantias ela agrega às operações de carga no país.
Para abordar essas questões e as demais sobre o tema, preparamos este guia completo sobre o que é CTe na prática e porque esse documento se torna indispensável em qualquer entrega com cargas no Brasil. Acompanhe!
Afinal, o que é o CTe?
O CTe se refere ao Conhecimento de Transporte eletrônico, um documento obrigatório e exigido pelos órgãos fiscalizadores e que tem como intuito registrar e detalhar as prestações de serviços de transporte de cargas da empresa.
Como o próprio nome já sugere, o CTe é um documento de via eletrônica, ou seja, é emitido e armazenado unicamente por meio virtual.
Na prática, qualquer operação de entrega que envolva cargas, a empresa ou transportadora se compromete a emitir a documentação e apresentá-la, sempre que houver necessidade, em postos de fiscalização em trajetos intermunicipais ou interestaduais.
Vale destacar, ainda, que o CTe é um documento exigido para serviços de transporte de cargas, independentemente de qual seja o modal responsável pela operação. Sendo assim, o documento deve ser emitido em entregas por meio rodoviário, aéreo, aquaviário, dutoviário e ferroviário.
Desde quando o CTe se tornou documento obrigatório na logística?
Foi em 2007 que o Conhecimento de Transporte eletrônico se tornou documento imprescindível nas operações de carga no Brasil, após sua criação e aprovação da Receita Federal e do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária).
No entanto, inicialmente, a documentação era válida apenas para serviços realizados por meio de modal rodoviário e, ao longo dos anos, foi englobando outras vias:
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1º de dezembro de 2012, para alguns contribuintes selecionados do modal rodoviário e todos dos modais dutoviário ou ferroviário;
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1º de março de 2013, para os contribuintes do modal aquaviário;
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1º de agosto de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário não optantes pelo regime do Simples Nacional;
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1º de dezembro de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário optantes pelo regime do Simples Nacional;
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1º de fevereiro de 2013, para os contribuintes do modal aéreo.
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3 de novembro de 2014, para os contribuintes do Transporte Multimodal de Carga; e
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2 de outubro de 2017, para o CTe OS, modelo 67.
Quais vantagens são agregadas ao uso do CTe?
Indiscutivelmente, a criação e implementação do CTe teve como objetivo principal a otimização de processos fiscais e do controle sobre os serviços de carga realizados nas estradas brasileiras.
No entanto, pela visão dos prestadores, a documentação também agrega vantagens à rotina de transportadoras e de empresas logísticas, especialmente no que se refere à gestão e controle de documentos.
Afinal, por se tratar de um arquivo 100% eletrônico, esses prestadores de serviços conseguem emitir, armazenar e buscar qualquer tipo de informação por meio da nuvem, em qualquer momento ou local.
Na prática, isso traz mais agilidade, controle, segurança e, claro, redução de custos com a impressão de documentos (como é o caso do CTRC, por exemplo). Ou seja, menos pastas, papéis e armários para lidar na rotina dessas empresas.
O mesmo vale para a necessidade de apresentação de documentos em postos de fiscalização. Em outras palavras, os motoristas e colaboradores não precisam, necessariamente, mostrar cópias impressas do Conhecimento de Transporte, já que o mesmo pode ser consultado via eletrônica, o que, além de agilizar o processo, ainda elimina riscos de fraudes e falsificações.
Em resumo, em relação às vantagens do CTe para empresas e órgãos fiscalizadores, podemos considerar a digitalização desse documento como um avanço significativo nos processos e controles necessários dessas instituições, agregando mais praticidade, segurança, eficiência e, de quebra, contribuindo para a preservação do meio ambiente.
Quais documentos o CTe substitui na prática?
Antes da implementação do CTe, o transporte de cargas no Brasil requeria uma série de documentos e exigências burocráticas, que, na prática, mais atrapalhavam do que contribuíam.
Afinal, era necessário imprimir diversas documentações, deixar cópias nas empresas e entregar pastas para o motorista, caso houvesse parada em um posto de fiscalização.
Com a chegada do Conhecimento de Transporte eletrônico, além da digitalização desses processos, muitos desses documentos passaram a ser desconsiderados ou unificados em um único arquivo. Eram eles:
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Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8.
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Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9.
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Conhecimento Aéreo, modelo 10.
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Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.
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Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.
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Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
Quem é obrigado a emitir o CTe?
O Conhecimento de Transporte eletrônico precisa - e deve - ser emitido em qualquer prestação de serviço que englobe o transporte de carga em âmbito nacional, seja entre estados da federação ou entre municípios.
Como destacamos, isso engloba qualquer que seja o modal responsável pela operação. Todos são obrigados a emitir e apresentar a documentação para fins fiscais no país.
Sendo assim, na prática, entre transportadoras e empresas de logística, os players que obrigatoriamente precisam trabalhar com esse tipo de documentação são:
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Empresa transportadora de carga (ETC);
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Transportador autônomo de carga (TAC) ou equiparado;
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Cooperativa de transporte de carga (CTC);
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Embarcador de carga (contratante do serviço de transporte);
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Escritório de contabilidade.
No caso do MEI, o CTe também é obrigatório?
É importante destacar que o MEI (Microempreendedor Individual) não se encaixa nessa obrigação, apesar de que, em alguns estados da federação, já exista essa opção para a categoria.
Sendo assim, pequenos empresários e motoristas autônomos devem consultar essa disponibilidade em suas regiões e, caso seja permitido, o credenciamento deve ser realizado diretamente com a Secretaria da Fazenda.
Quem se responsabiliza pela emissão e armazenamento do CTe?
Conforme o AJUSTE SINIEF Nº 09 do CONFAZ, fica estipulado que o tomador de serviço de transporte de carga é o responsável pela emissão e armazenamento do Conhecimento de Transporte eletrônico, sendo insubstituível por qualquer outro tipo de documento.
Dessa forma, o tomador de serviço poderá emitir o próprio CTe, assim como exigir que o prestador de serviço de transporte o emita, por exemplo.
Sendo assim, é fundamental que essa decisão seja transparente e acordada entre as partes para decidir quem vai assumir essa responsabilidade e gerir a documentação.
O que é necessário para emitir o CTe?
Seja a transportadora, seja o embarcador, quem ficar responsável pela gestão do CTe obrigatoriamente precisará seguir algumas exigências junto à Receita Federal e à Secretaria da Fazenda.
Listamos os principais passos e obrigações que o emitente precisa levar em consideração para a emissão do CTe. Confira!
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Estar devidamente credenciado à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do Estado em que a empresa se encontra;
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Obter o certificado digital a partir de uma Autoridade Certificadora que, por sua vez, deve se credenciada ao ICP-Brasil;
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Ter acesso à internet;
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Contar com um sistema emissor de CTe (falaremos mais à frente);
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Verificar se o sistema de emissão do CTe é homologado em todas as SEFAZ do país, onde será preciso emitir o documento;
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Receber autorização da SEFAZ para validar o Conhecimento de Transporte, após a emissão no sistema.
Dúvidas comuns sobre o CTe e outros documentos
Como vimos, apesar de o CTe ser um documento obrigatório e de conhecimento amplo entre empresas e profissionais da logística, vale destacar que ele não é a única exigência documental no transporte de cargas no Brasil.
Logo, é normal que haja dúvidas e questões a respeito e sobre outras documentações necessárias nesse tipo de operação, como veremos a seguir.
CTe e CTRC
A mais comum entre as dúvidas sobre documentação no transporte de cargas envolve o antigo CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas).
Afinal, para os mais experientes, esse documento era um dos papéis exigidos nas operações de entregas até 2012, mas deixou de existir com a implementação do Conhecimento de Transporte eletrônico.
CTe e MDFe
Um outro documento que suscita alguns questionamentos é o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que, por sua vez, também é obrigatório nos serviços de transporte de cargas, mas que fica à parte do CTe.
Ou seja, enquanto o Conhecimento de Transporte eletrônico tem objetivo de regularizar a prestação daquele serviço, o MDFe serve para identificar que tipo de carga está sendo transportada naquele momento.
Sendo assim, um não substitui o outro, mas são complementares e igualmente exigidos para fins fiscais.
CTe e NF
Como destacado, o CTe é um documento obrigatório para toda e qualquer operação logística que envolva o transporte de cargas entre municípios e estados da federação.
Já para entregas realizadas internamente, em um mesmo município, a NFs é suficiente para esse tipo de prestação, não sendo necessária a apresentação do Conhecimento de Transporte nesses casos.
CTe e DACTe
O DACTe se refere ao Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico, e é sempre gerado após a emissão do CTe de forma impressa. Ou seja, é uma versão em papel que representa o Conhecimento de Transporte e pode ser levado pelos motoristas ao longo das operações. Ele funciona como um espelho das informações contidas no documento original.
Um sistema TMS permite emitir CTe?
Entre as soluções tecnológicas aplicadas à logística hoje, é possível encontrar ferramentas capazes de emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico.
No entanto, indiscutivelmente, um sistema TMS (Transportation Management System) é a melhor escolha, pois oferece essa possibilidade, além de outros controles e funções indispensáveis para a sua gestão.
Dessa forma, a sua empresa passa a contar não apenas com um simples emissor de CTe, mas um com software muito mais amplo e robusto para outras atividades de sua rotina.
Ao que se refere à gestão de documentos, o sistema TMS é capaz de gerir as seguintes obrigações:
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emissão e armazenamento do CTe;
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emissão do manifesto de fretes ou carta de fretes;
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gestão otimizada de recebidos, adiantamentos e devoluções;
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emissão de ordens de coleta;
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checklist de documentos antes do início de uma operação.
Fora essas funcionalidades, o sistema TMS agrega uma diversidade de outras possibilidades gerenciais à sua empresa de logística, tais como:
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planejamento pré-viagem;
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controle de fretes e despesas com a operação;
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acertos com motoristas e colaboradores;
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controle de gastos do veículo e fracionamentos;
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autorização de compras e serviços;
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controle de Imposto de Renda;
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checagem e monitoramento sobre a disponibilidade de veículos;
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controle de engate e desengate;
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controle de portaria.
Todos esses e outros controles passam a ser otimizados e 100% digitais em sua empresa, agregando, assim, mais agilidade, praticidade e segurança aos processos.
SAIBA TAMBÉM COMO VAI FUNCIONAR O DTe A PARTIR DE 2022
Mais do que um documento obrigatório, o Conhecimento eletrônico deve ser considerado como uma ferramenta de otimização de processos fiscais e de controle internos de sua gestão.
Portanto, ao buscar melhorar a emissão de seus CTe, leve em consideração as vantagens e benefícios que podem ser agregados pelo sistema emissor escolhido.
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