5 práticas para fazer o controle de quilometragem da frota

Saiba mais sobre o controle de quilometragem e como criar melhores procedimentos para a sua empresa.

O controle de quilometragem é algo que precisa ser considerado quando a empresa busca melhorar o funcionamento de sua frota para gerar economia. É papel da gestão criar meios para gastar menos sem que isso represente uma perda em termos de qualidade e nesse sentido, trabalhar com detalhamento em relação aos ativos é essencial.

O controle de quilometragem da frota auxilia na manutenção periódica dos veículos, permitindo que a empresa se planeje com critérios para extrair o melhor desempenho de sua frota.

Pense em ter pleno domínio a respeito do funcionamento e das necessidades de seus veículos, podendo interferir o quanto antes, sempre que uma intervenção for necessária, além de poder agir de forma preventiva, evitando o surgimento de problemas maiores. Isso ajuda a evitar surpresas negativas e gera previsibilidade. É esse tipo de benefício que o controle de quilometragem oferece.

O que é o controle de quilometragem

Quando falamos em controle de quilometragem estamos nos referindo àquilo que se faz para manter as melhores condições dos veículos a partir das revisões, ou seja, é a programação do gestor no sentido de estar sempre acompanhando os gastos dos itens e sua necessidade de reparo.

Nessa lógica, precisam ser entendidos os diferentes elementos que permitem ao veículo continuar em movimento, tais como:

  • o sistema de freio;
  • o óleo e a necessidade de troca;
  • os fluidos do motor e suspensão;
  • o controle do combustível utilizado.

Percebeu que esse controle diz respeito a todo um sistema e não apenas à contagem dos quilômetros rodados? Isso porque a ideia é que as revisões preventivas sejam feitas adequadamente de maneira que a frota opere no seu máximo desempenho.

Em resumo, o controle de quilometragem é um fator decisivo na gestão dos ativos da empresa, uma vez que sem ele os problemas podem aparecer sem que os responsáveis estejam preparados, consequentemente, gerando gastos desnecessários.

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Motivos para investir em um melhor controle de quilometragem

O ideal é que a gestão atue no dia a dia de seus ativos, de forma a evitar que as eventualidades das manutenções tragam problemas maiores. O fato é que, quando inconvenientes acontecem, a parada total do veículo pode representar prejuízo financeiro para a companhia, seja no atraso com as entregas, seja com a substituição de um carro por outro que teria finalidade diferente.

De maneira geral, quando se pensa na gestão de frotas é indispensável trabalhar com informações precisas a respeito dos veículos. É em função delas que as empresas têm como analisar as operações e melhorar seu desempenho. Dados a respeito da distância percorrida pelos veículos, por exemplo, são essenciais para o cálculo de indicadores como a autonomia de consumo de combustível, o custo por quilômetro, entre outros.

Em resumo, é a partir do controle de quilometragem que a gestão terá como se organizar para planejar sua operação logística com maior qualidade. Quando existe um cuidado especial em relação a isso, a tendência é que os processos sejam acompanhados de forma precisa, de maneira que todas as ações a serem tomadas possam ser feitas com critérios.

A questão que fica então é: como fazer esse controle de maneira realmente eficiente para conseguir assim ter tranquilidade em relação aos ativos empresariais e diferenciais do ponto de vista estratégico? É isso o que você confere agora.

Práticas para o controle de quilometragem

Agora que você sabe mais sobre o assunto e entende como o controle de quilometragem pode ajudar a sua empresa a ter maior eficácia em seus processos, vale a pena conferir algumas práticas tidas como úteis para aperfeiçoá-lo.

Fique atento a elas para fazer desse um procedimento rotineiro e capaz de gerar o valor que o seu negócio precisa.

1.  Tenha a tecnologia como uma aliada da sua empresa

Principalmente para organizações de maior porte é interessante contar com recursos tecnológicos capazes de aperfeiçoar as ações, gerando ganho de tempo e levando à otimização de processos. É bom destacar que falhas humanas são comuns no controle desse tipo de atividade, o que pode ser facilmente resolvido quando você recorre à automatização.

Com sistemas de monitoramento é possível, entre outros benefícios, medir a distância exata percorrida pelos veículos, além de conferir com precisão dados a respeito de velocidade média e combustível gasto por quilômetro rodado. Esse é um diferencial interessante em termos de política de abastecimento. Por isso, esteja sempre atento a soluções dessa natureza para alinhar o funcionamento da sua empresa à tecnologia.

2. Não deixe de verificar a originalidade da quilometragem

É importante ter atenção especial à qualidade dos veículos usados. Para se certificar de que eles não tenham sido de alguma forma fraudados, é válido conferir a originalidade da quilometragem. Esse problema geralmente acontece com empresas que não se planejam para trocar sua frota e acabam tendo que recorrer a soluções de imediato sempre que um veículo ou outro apresenta determinado tipo de problema.

Em alguns casos, o vendedor pode ter alterado a quilometragem para dar uma impressão de que o veículo rodou menos do que aparenta. Assim você compra um carro acreditando que ele está em um estado quando a realidade é outra.

Por conta de situações assim, o indicado é que você sempre leve o veículo adquirido a um mecânico de segurança para que ele faça uso de procedimentos capazes de verificar se houve qualquer tipo de alteração. Ao garantir que tudo está em ordem, você já tem como começar a utilizar o veículo com maior segurança.

3. Tenha critérios para fazer o controle de odômetro

O odômetro do veículo é o responsável pelo acompanhamento da quilometragem dele. No geral, existem duas formas de se checar o odômetro, que são as seguintes.

  1. de maneira visual, por meio do painel.
  2. de maneira eletrônica, via scanner.

Se o seu controle de quilometragem for feito manualmente, você poderá contar com planilhas ou criar um registro físico. A outra possibilidade é via sistema de monitoramento.

É indicado acompanhar a evolução do odômetro trabalhando com um checklist de saída do veículo para que seja possível registrar diariamente o seu estado e verificar eventos como paradas ou manutenções. Esta é uma solução mais simples, entretanto, como ela depende da inserção manual de dados por parte do motorista, acaba sendo mais sujeita a erros que podem levar a interpretações equivocadas do desempenho do veículo.

A outra opção é adotar um sistema. Neste caso é possível ter um controle mais efetivo porque é a própria ferramenta que pode captar a informação e atualizá-la em tempo real, fazendo os cálculos necessários. Assim é possível trabalhar com um controle ainda mais confiável por ser automatizado, diminuindo a incidência de falhas humanas.

4. Estabeleça uma rotina para fazer a checagem

Tão importante quanto contar com as ferramentas certas é saber padronizar os processos. Isso depende da criação de uma rotina de checagem. A ideia é que todo o controle seja feito de acordo com um método previamente definido. Assim, basta criar os chamados checkups e definir como se darão os eventuais ajustes, sempre de acordo com as especificações de fábrica dos componentes.

Dessa forma é possível trabalhar com maior tranquilidade questões como iluminação, nível de óleo e freios, seja observando o próprio painel do veículo, ou desenvolvendo abordagens mais sofisticadas.

Tenha em mente que se você se esforçar para conduzir os processos de acordo com um padrão, a tendência é que mesmo o acúmulo das atividades não traga dificuldades para o controle.

5. Considere o registro e as formas de fazê-lo corretamente

Também é de grande valia fazer o devido registro das informações geradas em cada manutenção para que com isso o controle de quilometragem se torne cada vez mais sofisticado. Com os valores exatos do odômetro, cada novo passo pode ser dado com maior eficácia e as condições do carro tendem a ser as mais adequadas para uso.

Quando esse registro é detalhado, mesmo pequenas alterações já podem ser interpretadas como a origem para problemas maiores, como geralmente ocorre com o desgaste precoce de pneus, peças, entre outros.

O registro é útil tanto para a melhor previsão de custos quanto para a adequação da empresa para prazos de manutenção. Por isso, não deixe de se concentrar em boas formas de fazer isso para aperfeiçoar os processos.

Assista ao vídeo abaixo e descubra como ser um gestor de frotas de sucesso!

A importância de exercer um controle adequado sobre a frota

No geral, o controle de quilometragem é uma parte importante do controle sobre a frota como um todo. Esse entendimento pode ser o diferencial que uma empresa que atua com transportes pode trazer para seu projeto.

Pensando em extrair o máximo do controle de frotas e potencializar o seu trabalho com a quilometragem, recomendamos que você tenha sempre em mente a necessidade de conhecer seus veículos e gastos tanto com combustível quanto com manutenção. Elabore uma política de despesas, com informações atualizadas sobre os veículos para que a provisão do investimento necessário seja feita. Lembrando que se você compreende os gastos de cada carro, consegue desenvolver estimativas e assim se planejar melhor.

leia também: 8 dicas para economizar combustível na sua frota 

Outro ponto a ser destacado é a necessidade de trabalhar com a chamada manutenção preventiva, que permite que a partir do devido controle de quilometragem dos veículos, medidas sejam tomadas de maneira a aumentar a vida útil deles e assim fazer com que os problemas sejam menores nas manutenções recorrentes. Lembre-se que, as diferentes peças dos veículos possuem diferente vida útil, o que significa que, quando planejados, os reparos podem considerar as especificidades de cada uma delas e em função disso gerar resultados melhores.

Também não se pode deixar de pensar em outros dois aspectos, que são:

  • o planejamento de rotas para que os serviços ganhem em eficiência, segurança e tragam menos despesas;
  • o desempenho dos condutores, criando políticas internas e programas de treinamento que deem a eles a orientação necessária para que conduzam os veículos de acordo com as necessidades de cada automóvel.

A gestão de frotas hoje

O controle de quilometragem deve ser observado como um aspecto importante dentro do processo de evolução da gestão de frotas realizado pelas empresas. É útil lembrar que até bem pouco tempo atrás esse controle era realizado de maneira bem menos eficiente, com pilhas de papéis com os registros dos veículos se acumulando e dificuldades sempre maiores para a gestão.

Com o tempo e a tecnologia, tornou-se muito mais fácil e intuitivo exercer esse controle. Se antes era necessário mais tempo para que os processos fossem consolidados, hoje, a prática se modernizou.

O segredo está em soluções como os softwares de gestão de frota e os relatórios modernos de veículos, responsáveis, entre outras vantagens, por coletarem dados e gerarem informações precisas e confiáveis.

Os relatórios costumam transformar números frios em informação por meio de um processamento computacional. Dessa forma as empresas conseguem saber com exatidão a quilometragem rodada, além de uma série de informações a respeito de questões como o consumo de combustível, entre outras. Como resultado, passa a ser mais fácil verificar de maneira técnica se o veículo apresenta bom desempenho ou se é preciso atuar em melhorias.

No geral, os dados estão em tudo e eles estão sendo gerados o tempo todo. Por se tratar de elementos presentes na rotina de toda e qualquer empresa, cabe ao gestor da frota saber como lidar com eles de maneira a transformá-los em informação útil e decisiva para o sucesso do empreendimento.

Você já ouviu falar em Business Intelligence? Em resumo, BI nada mais é do que um tipo de tecnologia que serve para auxiliar as empresas a coletarem e processarem dados provenientes das mais diversas fontes, sejam elas internas ou externas. Consequentemente, com a tecnologia de BI é possível gerar relatórios com base nos dados coletados e dessa forma permitir aos gestores uma compreensão mais ampla a respeito das questões que envolvem o empreendimento para que possam tomar decisões mais certeiras.

Pensando nas necessidades da gestão de frota, esse tipo de tecnologia permite o trabalho com relatórios que retratam aquilo que se passa com os veículos, de forma que detalhes a respeito de controle de custo, percursos a serem realizados, jornada de trabalho dos motoristas, entre outros, estejam de acordo com as exigências.

A importância dos relatórios de veículos no controle de quilometragem

É fato que com o avanço da tecnologia e sua popularização, a busca por uma sofisticação no trabalho com dados deixou de ser uma exclusividade de determinadas empresas de tecnologia e passou a ocupar espaço nas empresas dos mais diferentes tipos de atividades e portes.

Quando pensamos em gestão de frotas, precisamos ter em mente como o processo de coleta e processamento de dados pode ser inserido em um sistema de controle e gestão e até integrado com outras soluções, como é o caso da telemetria, por exemplo.

Ter como compilar dados em um único local permite a você analisar as informações com mais facilidade e trabalhar com relatórios mais sofisticados.

Conclusão sobre controle de quilometragem

A realidade é que o controle adequado da quilometragem é importante não só para que a empresa organize sua rotina de manutenções. Ele é útil também na geração de economia.

Pense da seguinte maneira: sabendo a distância exata da capacidade de cada um de seus veículos por litro, você tem como gastar menos planejando as rotas com critério, não acha? O controle de quilometragem é essencial para os resultados do seu transporte. Um veículo que gasta mais do que o esperado pode estar com algum problema. Assim, o controle permite meios para que você investigue a ponto de saber se realmente é necessário enviar o veículo à oficina, o que pode acontecer diante de situações como, por exemplo, o mau uso por parte do motorista. Neste caso, uma orientação pode ser o suficiente.

Vale lembrar: boa parte dos veículos sai de fábrica com computadores de bordo responsáveis por verificar o desempenho e simplificar o entendimento de suas condições. Ter atenção a isso pode ser um ponto de diferenciação em termos de controle de quilometragem.

Ainda assim, para casos em que os veículos não contam com essa tecnologia, vale a pena considerar meios alternativos para se fazer a checagem. Neste caso, o mais importante é criar uma rotina, tendo em vista os apontamentos e controles gerais estabelecidos para o motorista.

Uma boa estratégia é contar com um profissional que atue especificamente na gestão de frotas da empresa. A ideia é que ele trabalhe com tecnologias para conferir as necessidades de cada veículo de acordo com uma previsão de gastos. Veículos para fins comerciais, por exemplo, podem seguir um roteiro elaborado por esse profissional, de modo que tudo possa ser devidamente controlado para que, a partir da avaliação do especialista seja possível otimizar processos ou então corrigir problemas.

Enfim, o primeiro passo para extrair maior produtividade dos processos dos recursos da empresa é exercer o máximo controle possível sobre eles. Para tanto, é preciso não só atenção, mas também tempo e até recursos financeiros para investimentos maiores. Isso ajuda a melhorar a qualidade das manutenções e de tudo o que garante as melhores condições dos veículos.

Nesse contexto, o controle de quilometragem é essencial. Ter a noção exata do que está sendo gasto e como, simplifica a ação da empresa.

Por fim, tenha certeza de que fazendo o controle de quilometragem do jeito certo, você pode melhorar a sua gestão de frota, principalmente no médio e longo prazo.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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