Como realizar o controle de abastecimento da sua frota

 

Confira dicas de como melhorar o controle de abastecimento de sua frota e a importância prática disso na empresa.

Como a sua empresa lida com o controle de abastecimento de seus veículos hoje? Afinal, em tempos de tecnologias próprias para gestão de frotas, não cabe mais às organizações se basearem apenas em planilhas ou métodos obsoletos para esse fim.

Conseguir controlar o consumo de combustíveis de cada veículo utilizado nas operações da empresa não é simplesmente uma questão gerencial, no qual o setor logístico detém a soma e comprovantes de abastecimentos no final do mês.

É preciso atuar de forma mais estratégica, visando não apenas controles financeiros, mas também possibilitando reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho da frota, melhorar a performance das entregas e, claro, evitar prejuízos desnecessários.

Pensando nisso, preparamos um post completo sobre a importância desse controle de abastecimento da frota, além de dicas práticas sobre como implementar essa ideia no dia a dia da empresa, as principais tecnologias usadas e muitas outras informações úteis inerentes ao tema.

Portanto, sem mais delongas, vamos direto aos pontos! Podemos começar?

Por que se preocupar com o controle de abastecimento da frota?

De acordo com um levantamento da Associação Brasileira de Logística, o consumo de combustíveis nas operações rodoviárias representa, em média, de 30 a 40% de todo o custo logístico de uma empresa.

Ou seja, podemos considerar isso como um peso bem significativo dentro de qualquer cotação de entrega, e que, inevitavelmente, ou o cliente ou a própria empresa, precisarão arcar com tal custo.

Na prática, o custo de combustível na frota alimenta fatores pouco vantajosos para a estratégia do negócio. Em outras palavras, ele pode tornar seu produto menos competitivo, mais caro para o cliente final, ou até mesmo, trazer prejuízos para a sua operação.

Por outro lado, trata-se de um custo indispensável em qualquer entrega! O jeito então é viabilizar formas, métodos e controles, que visam gerenciar os abastecimentos e, se possível, conseguir reduzir seus impactos no dia a dia da empresa.

E como isso é possível? Apesar de não existir uma receita pronta, podemos definir que o controle de abastecimento eficiente de qualquer negócio se baseia em três pilares básicos: organização, tecnologia e planejamento.

Assista ao vídeo abaixo e saiba como vencer os desafios diários na gestão de transporte logístico.

Quais as melhores dicas para melhorar o seu controle de abastecimento?

Aqui, reforçamos a ideia de que não há uma solução pronta e padronizada para todas as empresas. Há sim ferramentas próprias para este fim, além de métodos, boas práticas e estratégias a serem implementadas.

No entanto, cabe a cada gestor de frota entender as necessidades de suas operações e, com isso, definir as ações mais adequadas para elas.

Com base nos três pilares essenciais que destacamos ao fim do tópico anterior, podemos considerar as seguintes dicas como fundamentais para otimizar o controle de abastecimento de suas frotas. Confira!

Trabalhe com base em dados estatísticos

Quando se fala em organização na logística, inevitavelmente associamos os controles a números e dados. E, de fato, isso se faz necessário para qualquer gestão eficiente.

No entanto, quando o assunto é controle de abastecimento, nem sempre levantar informações numéricas simplesmente é suficiente para se considerar um controle eficiente.

Em outras palavras, gerir custos de combustíveis não deve se resumir em guardar os comprovantes de abastecimentos e apenas registrá-los em uma planilha para se ter uma média no final do mês.

Essa prática está longe de ser algo realmente estratégico, mas é mais comum do que se imagina dentro das empresas.

Ao contrário disso, é preciso obter dados mais específicos, por veículo, data, trajeto, motorista responsável, entre outros fatores imprescindíveis e, aí então, ter em mãos informações úteis, que vão permitir o gestor não apenas mensurar números, mas também de entender suas operações, seus gargalos, dificuldades etc.

E dessa forma, será possível tomar ações mais assertivas e estratégicas em relação ao controle de abastecimento de sua frota.

Invista em tecnologias específicas

Em tempos de Logística 4.0, o uso de ferramentas tecnológicas se faz mais do que necessário dentro da gestão. Hoje, são inúmeras as soluções existentes para cada etapa do Supply Chain e, claro, não seria diferente com as operações de distribuição.

Mais especificamente, queremos dizer que há sistemas, aplicativos e softwares completos e específicos para otimização da logística de qualquer empresa, o que inclui, evidentemente, tecnologias para o controle de abastecimento de frotas.

Sendo assim, insistir em planilhas ou sistemas obsoletos para tal fim é assumir riscos na sua gestão, enquanto o mercado já usufrui de ferramentas muito mais eficientes, avançadas e flexíveis para isso.

Mais a seguir ao longo do texto, também destacaremos alguns exemplos práticos de sistemas específicos para melhorar o controle de abastecimento. Continue e confira!

Crie parâmetros para o controle de abastecimento

Outra estratégia importante para otimizar o controle de abastecimento em sua empresa é criar parâmetros para isso.

Podemos considerar esse ponto como parte inerente ao planejamento logístico, um dos pilares que destacamos como essencial para a gestão.

Na prática, criar parâmetros para o controle de combustíveis pode ser encarado com algumas questões básicas dentro da própria política de frota. Por exemplo, sua empresa tem regras de onde, quando e quanto cada motorista pode abastecer?

Quais combustíveis devem ser utilizados? Você sabe, de fato e com detalhes, o consumo médio de cada veículo?

Enfim, essas e outras questões é que ajudarão você a definir os melhores parâmetros de controle de abastecimento em sua frota e, consequentemente, trabalhar de forma mais padronizada e planejada ao longo das operações.

E quais as melhores ferramentas para controle de abastecimento de frotas?

Como bem destacamos acima, hoje, há uma infinidade de soluções específicas para a gestão de frotas e muitas delas têm funcionalidades exclusivas para otimizar o controle de abastecimentos dos veículos.

Entre os sistemas mais completos e indicados para esse fim, podemos destacar o TMS e CFT como indispensáveis em qualquer empresa. Conheça um pouco melhor cada um deles a seguir!

TMS

Considerado um dos sistemas mais eficientes e completos para gestão de frotas na atualidade, o TMS ou Transportation Management System, permite controlar total a operação de uma distribuição logística, desde o planejamento de pré-viagem, até o envio automático do comprovante ao final da entrega na porta do cliente.

Certamente, dentre as inúmeras funcionalidades desse software robusto, encontra-se também a opção de controle de abastecimentos, além de outras despesas operacionais inerentes às operações.

Com um TMS sua empresa passa a otimizar todo tipo de controle das entregas e de uma forma muito mais estratégica, levantando dados e informações extremamente detalhadas por veículo ou motorista, não apenas facilitando o trabalho do gestor e da empresa, como também proporcionando experiências diferenciadas no mercado como um todo.

Afinal, além do controle de abastecimentos, você poderá rastrear seus veículos, conferir cada etapa da operação em tempo real, gerar informações e dados mais confiáveis, garantir a legalidade fiscal e comercial da entrega, entre outros.

Além disso, vale destacar que o sistema TMS é aplicável tanto para frotas próprias, como em agregadas.

Por fim, listamos algumas das principais funções desse software. Confira!

  • pré-viagem;

  • controle de fretes e despesas nas operações;

  • pagamento de motoristas;

  • recibos, devoluções e adiantamentos;

  • ordem de coletas;

  • controle de abastecimentos e de outras despesas;

  • manifesto de fretes;

  • disponibilidade de veículos;

  • controle de portaria.

CFT

Outro exemplo de tecnologia logística, que oferece a funcionalidade de controle de abastecimento é o CFT.

Mais específico para a gestão de manutenção da frota, esse software permite controlar cada custo de seus veículos, desde a compra de peças e mão de obras em consertos, até o consumo de óleo e combustíveis.

Uma solução completa tanto para quem tem oficina própria na empresa, assim como quem trabalha com frotas agregadas e precisa otimizar o controle dos veículos.

Entre algumas das funções deste software, podemos destacar as seguintes:

  • controle total de frota;

  • controle das manutenções por veículos;

  • gestão de estoque de peças;

  • controle de abastecimentos de combustíveis;

  • gestão sobre consumo de óleos e agregados;

  • manutenção preventiva e corretiva;

  • agenda de manutenções;

  • cadastro de mão de obra e fornecedores.

E como reduzir custos com combustíveis na frota?

Já vimos algumas dicas estratégicas, além de exemplos de sistemas existentes no mercado. No entanto, a eficiência logística depende também da combinação de outros fatores e práticas no dia a dia das operações.

Para isso, destacamos algumas ideias e conselhos úteis, que certamente contribuirão para reduzir custos com os abastecimentos de sua frota. Confira!

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Controle os abastecimentos

Quando falamos de criar parâmetros no controle de abastecimento, uma das dicas que vale ressaltar é a forma de como isso é feito na prática.

Ou seja, defina quais postos são permitidos abastecer os veículos, estude preços no mercado, crie regras de controle como entrega dos comprovantes, limites de volume, entre outros.

Caso seja possível e viável para a empresa, avalie o investimento em pontos de abastecimento interno dentro dos centros de distribuição.

Oriente seus motoristas

A forma de conduzir pode ter ligação direta com o consumo de combustível de sua frota. Em geral, carros operando acima de sua capacidade, com baixa manutenção e sem os devidos cuidados na condução e na preservação do patrimônio, podem trazer custos maiores ao final das operações.

Sendo assim, muito além de uma boa política de uso dos veículos, invista na capacitação de suas equipes, oriente sobre o uso correto dos automóveis, crie regras e, se preciso, até mesmo penalizações por mau uso.

Leia também Como fazer uma avaliação de desempenho dos motoristas?

Mantenha as manutenções em dia

Veículos mais antigos e sem manutenção constante tendem a consumir mais combustíveis e, consequentemente, isso trará impactos diretos às operações.

Sendo assim, busque criar cronogramas de manutenções preventivas e trabalhe também com um bom planejamento para os consertos emergenciais, como por exemplo, garantindo estoques de peças, mão de obras de confianças já cadastradas, entre outros.

Reforçamos a importância de se contar com um sistema específico de gestão de frotas, como o caso do CFT, que citamos mais acima.

Trace rotas inteligentes

Gestão de frotas precisa ser estratégica e, portanto, trabalhar na roteirização é tarefa fundamental de todo gestor.

Afinal, cada trajeto definido nas operações terá custos diferentes para o veículo e isso deve ser levado em consideração na hora de planejar as entregas.

Além disso, é importante conseguir monitorar as entregas em tempo real, levantar dados e informações úteis a cada trajeto, definir paradas estratégicas (de abastecimento, almoço, pernoite etc.), entre outros.

Respeite a capacidade do veículo

Melhorar o aproveitamento das entregas não se resume simplesmente a embarcar o máximo de carga em um só veículo, especialmente, se esta prática ultrapassa a capacidade do mesmo.

Além de envolver a segurança da operação, isso tem impacto direto também no consumo de combustível e, consequentemente, de outras peças do veículo.

Portanto, como dica, respeite a capacidade dos caminhões, acompanhe o desempenho das viagens, evite sobrecargas e trabalhe sempre dentro das recomendações de segurança e eficiência operacional.

Monitore performances

A partir das ferramentas tecnológicas e dos dados gerados nas operações, fica mais fácil o trabalho de análise e monitoramento de resultados das operações. No caso do controle de abastecimento de combustíveis na sua frota não seria diferente.

Busque acompanhar tais informações das viagens, compare o desempenho entre veículos e motoristas e também leve em consideração fatores como trajetos, cargas, tipos de combustíveis, idade dos veículos, entre outros para avaliar a performance de cada operação.

Usufrua das funcionalidades de seus sistemas

Como exemplificamos mais acima, são muitos os sistemas existentes para o controle de abastecimento de frotas no mercado. No entanto, muitas vezes os gestores deixam de explorar o total potencial dessas ferramentas, o que poderia permitir gestões muito mais eficientes e amplas no dia a dia.

Com isso, invista sempre em soluções completas e específicas pra uso na logística, aposte em treinamentos e capacitações nas equipes administrativas e, sempre que possível, consulte o desenvolvedor, no intuito de usufruir cada funcionalidade disponível na ferramenta.

Em resumo, essas são algumas dicas de como é possível melhorar o controle de abastecimento na frota e a importância prática disso dentro das empresas. Como bem destacamos ao longo do texto, otimizar essa tarefa é cada vez mais viável graças ao advento de tecnologias específicas para esse fim, o que permite não somente automatizar os controles, mas também permite agregar valores incalculáveis ao negócio, desde a redução de custos, até melhores experiências ao cliente com preços mais competitivos.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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