Como otimizar a conferência de produtos no estoque?

Conferência de produtos: saiba como fazer o seu estoque funcionar melhor.

Existe um motivo especial para você ter maior atenção ao processo de conferência de produtos no estoque da sua empresa. É que trabalhar com critérios na hora de lidar com as reposições faz com que a companhia garanta a organização necessária para prosperar.

O estoque é parte fundamental dentro de uma estrutura de sucesso, uma vez que, sem esse controle, a tendência é que os problemas se acumulem e as falhas nos processos apareçam no resultado de cada mês. A questão é: como saber se o que a sua empresa faz em relação ao estoque está realmente de acordo com as expectativas?

Bom, existe um ponto de partida que é muito útil para isso: a conferência de produtos no estoque.

O processo de recebimento de mercadorias

Primeiramente, é preciso ter atenção a um detalhe: a conferência de produtos é apenas uma etapa dentro de um processo maior, de recebimento dos mesmos. Isso quer dizer que uma empresa que se preocupa apenas com a conferência das notas, mas deixa de lado aspectos fundamentais que envolvem desde o agendamento das entregas até o próprio cadastro no sistema de gestão, possivelmente, está cometendo falhas que trarão problemas futuros.

Assim, pensando em alcançar maior eficiência operacional, precisamos estruturar o processo como um todo e não planejar apenas uma etapa específica. Dessa forma, costumamos observar o recebimento de mercadorias como a somatória das seguintes etapas:

• o agendamento das entregas;

• a identificação das mercadorias;

• a conferência das notas;

• a vistoria na busca por avarias;

• o remanejamento e a separação dos produtos;

• o cadastro no sistema de gestão de estoque.

Perceba que ao se organizar para as atividades de maneira específica, você consegue mobilizar melhor a sua equipe e até planejar ações pontuais com maior facilidade, sendo possível, inclusive, programar medidas para serem tomadas em datas diferentes, sempre respeitando os prazos dos produtos e, evidentemente, as necessidades da empresa.

Para garantir a maior qualidade possível nesse processo, a dica é considerar cada uma dessas etapas e procurar executá-las com o maior grau de atenção possível. Evitando erros aqui, a tendência é você tornar a sua relação com o estoque muito mais produtiva a partir da segurança de que os dados estarão sempre em conformidade com aquilo que a sua empresa planejou.

Vale lembrar que, no dia a dia, a quantidade de produtos vindos dos fornecedores para a sua empresa pode variar, portanto, sem uma estratégia validada para o recebimento e conferência deles, a organização se torna mais vulnerável a falhas, afinal, existe um longo caminho da chegada do produto até a finalização de seu cadastro.

Os problemas que a falta de critérios com a conferência de produtos pode gerar

Existem inúmeros motivos para que você tenha a mais absoluta atenção a cada etapa desse processo e não a apenas uma. Entre eles estão a possibilidade de você e a sua equipe cometerem erros ou até deixarem passar uma outra informação no recebimento das mercadorias.

Entre essas falhas podem estar, por exemplo:

• a geração de dados cadastrais inválidos;
• eventuais atrasos por conta de filas de caminhões e entregas que chegam sem horário marcado;
• o acúmulo de documentos para agendamento;
• problemas como divergências de valores entre o que foi negociado com os fornecedores e o que de fato aparece na nota;
• desequilíbrio entre número e tipo de produtos que a sua empresa pediu e recebeu;
• avarias;
• entre outros.

É por isso que a automatização da conferência de produtos é bastante recomendável. Em relação ao processo manual, ela tem como diferencial a possibilidade de aperfeiçoar sua relação com o recebimento de mercadorias, de maneira a diminuir a incidência de erros e garantir maior qualidade para o cumprimento de cada uma das etapas citadas.

Estrategicamente, essa é uma forma inteligente de sofisticar o controle de estoque a partir do estabelecimento de padrões seguros.

É importante considerar os erros comuns a esse tipo de processo, uma vez que o acúmulo deles pode fazer com que a sua empresa trabalhe em um ritmo menor em termos de produtividade. Isso pode ser visto, entre outros exemplos, na falta de produtos para o cliente em consequência de um planejamento equivocado dos itens a colocar no estoque.

Em resumo, uma conferência de produtos otimizada permite que você e a sua empresa se organizem de maneira criteriosa, considerando não somente o ato de receber as encomendas, mas também de se preparar para elas, visando benefícios para o empreendimento.

Como e porque melhorar o controle de estoque

O segredo está na padronização de processos. É preciso agir no sentido de garantir que toda a mercadoria recebida seja conferida sempre de maneira padronizada. Isso garante alguns benefícios para a empresa, como poder contar sempre com os produtos de acordo com o esperado. Pense no quanto essa certeza pode ser útil para o seu empreendimento.

Além disso, essa pode ser a sua chance de dar um fim à famosa bagunça no seu estoque. Com uma conferência de produtos organizada, você tem como saber a quantidade certa de exemplares adquiridos, quantos tinha antes e quantos passou a ter depois. Isso sem falar que essa padronização permite a você fazer os armazenamentos de acordo com métodos de endereçamento e agrupar seguindo lotes e prazos de validade.

Um terceiro benefício inegável dessa padronização no seu estoque é o próprio aprimoramento dos mecanismos de controle. Garantindo o maior controle do fluxo de estoque na sua empresa, acaba sendo natural que tudo o que depende dele para funcionar acabe evoluindo também.

Pense nas vantagens de saber com precisão tudo o que entra e o que sai do seu almoxarifado, de tal forma que a incidência seja mínima de prejuízos como a perda e a danificação de produtos. Sabendo, por exemplo, qual modelo foi retirado, quando isso aconteceu e quem foi o responsável pela movimentação, você passa a ter conhecimento sobre detalhes das retiradas para assim sofisticar o processo.

É nesse cuidado com a reposição de mercadorias que as empresas tendem a se destacar em um mercado tão competitivo, até porque quando ele é realizado de maneira adequada, não é somente a conferência de produtos no estoque que melhora, mas também uma série de elementos dentro da companhia. Entre outros, podemos citar a própria tomada de decisão por parte da alta gestão.

Em posse de informações mais detalhadas, os gestores têm como compreender melhor o cenário em que a empresa se encontra e extrair de seus processos as respostas que permitirão a eles escolher caminhos mais seguros e promissores para situações futuras.

A importância de treinar os funcionários para a conferência de produtos

Aposte na qualificação dentro da sua empresa. No fim, é ela que permitirá ao seu colaborador gastar menos tempo na realização de tarefas, saber como cometer uma quantidade menor de erros e evitar retrabalhos. Isso, em maior escala, também pode representar um significativo ganho em termos de produtividade para a sua empresa.

Pouco adianta entender as peculiaridades de um processo de reposição se quem deve atuar nela não está devidamente preparado para tanto. A dica então é investir em treinamentos constantes para os profissionais responsáveis por cada uma das etapas dentro do processo de recebimento de mercadorias.

Essa especialização em determinadas funções pode ser obtida a partir de soluções como cursos, workshops, palestras e diferentes tipos de eventos. Sem falar da questão motivacional que pode vir como consequência. É importante também que o profissional se sinta motivado para atuar, até porque isso ajuda a reduzir a famosa taxa de turnover dentro do empreendimento.

Em resumo: procure definir funções dentro da sua equipe e trabalhar para fazer com que cada peça da sua engrenagem funcione o mais perfeitamente possível. Essa parte faz toda a diferença na conferência de produtos, principalmente em um momento em que parte das principais soluções de mercado têm a ver com a inserção de recursos tecnológicos que exigem o devido entendimento humano a respeito de seu melhor funcionamento.

Dicas práticas para otimizar as entregas e aumentar a produtividade

Sabendo qual é a sequência de ações que você deve tomar para fazer a conferência de produtos, passa a ser apenas uma questão de organização fazer com que esse processo se dê de maneira qualificada. Para tanto, conte com algumas dicas que podem simplificar esse trabalho dentro da sua empresa.

Comece com o planejamento

Identifique as etapas e faça o mapeamento delas a fim de evitar erros e ganhar tempo na execução das tarefas. Estando bem treinados e contando com o processo bem delineado, a tendência é que seus colaboradores tenham como atuar de maneira mais qualificada e a produtividade se torne um diferencial na conferência de produtos e, consequentemente, no negócio como um todo.

No longo prazo, esse tipo de investimento se torna um dos mais vantajosos porque os resultados podem superar e muito o valor inicial aplicado.

Invista em mecanismos para tornar os pedidos mais precisos

Ainda antes de receber as mercadorias, o cuidado com o envio das solicitações aos fornecedores também precisa ser considerado. Em vez de realizar essa atividade de maneira manual, via e-mail ou telefone, é possível automatizar esse envio a partir de soluções que oferecem o disparo direto do sistema da empresa para o dos fornecedores. Dessa forma, é possível aumentar a precisão dos pedidos e amenizar erros.

Além disso, a conferência dos pedidos com as notas fiscais também podem ser automatizados, evitando inconformidades entre o que você pede e o que realmente chega ao seu estoque. Bons softwares conseguem uniformizar as entregas, alertando a equipe a respeito de inconsistências e prevenindo a empresa de problemas de diferentes tipos.

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Realize o agendamento das entregas

​​​​​​Organize o recebimento dos itens para evitar contratempos como a depreciação dos produtos e até mesmo filas de caminhões na sua chegada. Esse é outro diferencial que vai contribuir bastante com a qualidade da conferência de produtos feita na sua empresa.

Para tanto, o ideal é fazer o agendamento das entregas. É preciso ter uma rotina para que o envio de produtos siga uma data, horários e locais exatos.

Integre os setores

A logística da empresa deve se comunicar com os diferentes setores, principalmente os de compras, transporte e vendas para agilizar o recebimento de mercadorias e tornar a ocupação das gôndolas mais racional em relação às necessidades de reposição. Por isso, uma integração é fundamental, tratando-se de um esforço que a gestão precisa fazer para melhorar seus processos como um todo.

Confie na tecnologia para a conferência de produtos

Com a modernização você tem como simplificar as tarefas de rotina da sua empresa. Pensando em termos de ganho de produtividade, não existe caminho mais interessante.

É por isso que você pode, e deve, considerar as diferentes indicações de ferramentas tecnológicas feitas acima: elas podem melhorar significativamente esse processo de recebimento de mercadorias dentro da sua empresa e sofisticar sua relação com o estoque a partir de uma melhor conferência de produtos.

O segredo é se planejar para cada uma das etapas do recebimento de mercadorias, procurar otimizar as ações e investir de acordo com aquilo que pode ser aperfeiçoado.

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A importância do estoque dentro da cadeia de suprimentos

No geral, quando pensamos em estoque, precisamos ter em mente que a melhor maneira de controlá-lo é de maneira equilibrada, ou seja, contando com itens para repor as necessidades da empresa, mas sem que existam maiores riscos em relação a perdas ou sobras. O ideal é que a boa gestão de estoque seja elemento central na sua busca por resultados.

É dentro dessa lógica que você precisa organizar esse departamento tão importante no seu negócio, pensando em como fazer dele algo ágil e eficiente.

Para tanto, mais do que ter boa vontade é preciso unir dois elementos: o uso da informação adequada e, se possível, a adoção de recursos sofisticados o bastante não para tornar mais complexa a ação da sua equipe, mas sim para simplificar processos que vão desde o primeiro contato com o fornecedor, passando pelo recebimento dos itens e chegando ao método que norteará as reposições.

É na inteligência atribuída a todo o sistema que você tem como qualificar o seu estoque e fazer dele um elemento fundamental nas boas práticas realizadas diariamente pela sua empresa.

Enfim, sabendo como otimizar a conferência de produtos no estoque, a tendência é que a sua empresa comece a se destacar no mercado tanto por conta da qualidade do que entrega para os clientes quanto pelo controle de seus ativos.