Como fazer uma avaliação de desempenho dos motoristas?

Avaliação de desempenho: saiba como fazer e extrair o máximo de seus motoristas.

Para garantir uma melhor qualidade na gestão da frota da sua empresa, é fundamental tomar algumas providências. Entre elas está a seleção rigorosa de talentos, com a busca de profissionais mais qualificados para a condução dos veículos. Além disso, é preciso tomar medidas capazes não só de facilitar o trabalho desses profissionais, como também de extrair o máximo de seu potencial. É nessa lógica que se insere a avaliação de desempenho.

A questão é: como fazer isso? Uma empresa realmente preocupada com a qualidade do desempenho de seus motoristas sabe exatamente como conduzir a contratação e todo o processo que vem adiante. O fato é que o acompanhamento de desempenho precisa avaliar uma série de elementos. É isso o que vamos mostrar a seguir:  entenda como é possível fazer uma avaliação de desempenho de motoristas qualificada para o seu negócio.

Saiba porque fazer a avaliação de desempenho

Sempre que falamos em avaliação de desempenho, estamos nos referindo a um meio de observar tanto a performance individual quanto coletiva em um empreendimento. A importância disso é identificar pontos que podem ser corrigidos ou aperfeiçoados dentro de uma realidade empresarial. Esse costuma ser o primeiro passo para a criação de programas de treinamento mais eficientes, com foco nos objetivos estratégicos da companhia.

Em relação à gestão de frota, isso é muito útil, pois permite benefícios que vão desde a maior durabilidade dos veículos até a possibilidade de extrair mais da capacidade de cada profissional.

É a partir da avaliação de desempenho que gastos com procedimentos, como a manutenção corretiva, podem começar a ser amenizados, uma vez que, identificando soluções, as boas práticas adotadas pela empresa podem trazer mais durabilidade para os veículos e aumentar a segurança dos condutores.

Também é importante salientar que, com esse tipo de abordagem, a gestão tem como evitar problemas que podem interferir no caixa da companhia, como os custos com multas, que muitas vezes aparecem em decorrência de práticas de condução inadequadas, como o excesso de velocidade e as paradas em locais proibidos. Isso sem falar em problemas maiores, como indenizações consequentes de acidentes de trânsito.

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Quando consideramos a qualidade da entrega, a avaliação de desempenho também se apresenta como um diferencial para o empreendimento, pois ela é útil para evitar perdas, atrasos, extravios, entre outros. É fato que a melhoria nos prazos de entrega acarreta maior confiança por parte dos clientes, gerando credibilidade para o negócio.

Em resumo, investir na avaliação de desempenho permite um melhor controle da ação dos motoristas, fazendo com que sejam criados meios para aperfeiçoar sua ação a partir do devido entendimento de suas habilidades e maior eficiência na questão logística do empreendimento.

Entenda como começar a avaliação de desempenho

É importante que você estabeleça parâmetros para começar a fazer esse tipo de abordagem. No final, é basicamente isso o que mais importa. Quando a sua empresa trabalha de maneira racional, mais do que criar meios para viabilizar o progresso dos profissionais, você também consegue motivá-los para produzir mais e, assim, transformar completamente o ambiente organizacional.

A avaliação de desempenho costuma ser realizada de duas maneiras, considerando os dois principais agentes envolvidos nos processos, ou seja, a empresa e o motorista. A primeira avalia os objetivos da empresa e, a segunda, as competências do motorista.

Assim, quando a abordagem segue os interesses da companhia, ela necessariamente avalia os resultados do motorista em função das metas empresariais estabelecidas. A partir daí, são avaliados os problemas e sua origem para que sejam criadas soluções. Esse tipo de solução é importante para tornar a ação do motorista compatível com a realidade empresarial, o que exige a análise de indicativos, como o consumo de combustível, o desgaste do veículo, a incidência de acidentes e eventuais danos à carga.

Já a abordagem por competências coloca o foco no outro agente, o motorista, avaliando determinadas habilidades que o profissional reúne, sejam elas técnicas ou comportamentais. Neste caso, são estabelecidos parâmetros que, quando não são alcançados, podem dar origem a um treinamento específico para o colaborador ou a equipe.

Entender esse ponto é fundamental para qualquer empresa, pois assim ela tem como alinhar suas expectativas com aquilo que está ao alcance de seus profissionais.

Faça a avaliação do cumprimento de prazos e horários

Como você lida com as tarefas de cada motorista atualmente? Existem regras bem definidas a respeito de como eles devem fazer os procedimentos? Caso a resposta seja negativa, é recomendável que você crie estratégias para tornar o cumprimento de prazos e horários mais adequados aos seus interesses.

Se você criar meios para valorizar o funcionário que atua com responsabilidade, a tendência é que a equipe comece a se esforçar para merecer esse reconhecimento. Uma maneira bastante simples de fazer isso é com a criação de um sistema de controle de rotas, no qual você define com antecedência quais serão os pontos de parada, de maneira que seja possível identificar quando o motorista faz as entregas de acordo com o esperado.

A ideia é que o seu motorista entre no veículo sabendo exatamente qual é o trajeto a ser feito. Você pode trabalhar com monitoramento ou rastreamento para garantir que as entregas estejam feitas de acordo com as expectativas.

Em um contexto geral, é importante que a sua empresa tenha como controlar cada etapa dos processos realizados pelos diferentes departamentos. Não seria diferente com a questão dos transportes. A realidade é que, por se tratar de uma rotina que se passa no ambiente externo da companhia, acaba sendo natural que os gestores entendam esse setor como algo fora de seu controle, o que pode ser um erro grave quando pensamos em formas de gerar economia e qualidade nos serviços. Por isso, se organizar em função dos cumprimentos de prazos e horários pode ser essencial para o seu sucesso.

Realize a análise dos veículos disponibilizados

Ao falarmos da importância de fazer um bom controle das ações, também precisamos ter em mente a necessidade de controlar os ativos da empresa. É nessa lógica que a gestão deve criar meios mais confiáveis para analisar os veículos usados nas entregas. Isso pode ser feito com uma política simples de avaliação periódica. Tenha atenção tanto à forma como o motorista conduz o veículo, quanto às próprias condições da frota.

Para avaliar a condução dentro da avaliação de desempenho, o ideal é contar com sistemas de acompanhamento de veículos, pois eles são capazes de identificar problemas, como desvios desnecessários de rota, entre outros.

Além disso, o uso desse tipo de recurso pode ajudar a tornar ainda mais precisas as entregas realizadas por sua empresa, considerando desde o planejamento de rotas mais racionais até o próprio aumento de segurança diante de eventualidades, como má condição das vias e obras. Imagine poder saber com antecedência quais são os lugares em que o tráfego está inviável por conta de acidentes ou algo dessa natureza. Esse tipo de diferencial pode dar uma nova cara à sua empresa e ajudar sua marca a ganhar a confiança de cada vez mais clientes.

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Quanto aos veículos, pense que questões como o consumo de combustíveis e até o desgaste dos pneus costumam ter relação com a forma como os profissionais guiam. Quando não existe um cuidado para evitar desperdícios, é comum que os erros se tornem maiores e comprometa os gastos da companhia.

Por esse motivo, é importante não só que o motorista seja devidamente treinado para resolver problemas pontuais enquanto está na rua, mas também para que esteja orientado em função das despesas de viagem. Ao tomar esse tipo de medida, você passa a controlar melhor suas ações, de modo a poder cobrar de seus profissionais um desempenho de acordo com aquilo que eles têm como potencial.

Em resumo, dependendo de como os veículos são utilizados, é possível extrair o máximo da qualidade deles. É por isso que a análise dos veículos precisa fazer parte da sua avaliação de desempenho.

Aposte na sofisticação dos processos

Se a sua empresa não procura acompanhar a tecnologia, também no processo que envolve o transporte de carga, então, pode ser que já exista uma brecha nesse segmento. Companhias dos mais diversos tipos precisam estar atentas aos recursos tecnológicos e como eles podem ajudar a simplificar as ações de seus colaboradores, sob o risco de ficar defasadas em relação às soluções que a concorrência oferece.

Você deve contar com a tecnologia para dar um passo à frente nesse tipo de avaliação de desempenho. Como vimos, ferramentas de acompanhamento são essenciais para garantir que as rotas sejam traçadas de acordo com os interesses da empresa, e que os motoristas estejam, de fato, cumprindo com suas obrigações sem maiores problemas.

Além delas, você também pode contar com softwares específicos para a gestão de frotas. Isso permite o acesso a informações, como prazos de entrega, cumprimento das regras de trânsito, entre outras.

Tudo isso sem que você precise de um fiscal acompanhando o motorista o tempo todo, com uma abordagem hostil à sua privacidade. O mais importante é que você tenha como extrair dados e, deles, gerar informações relevantes para que a avaliação de desempenho seja feita.

Mesmo o trabalho com documentações se torna mais simplificado, pois os sistemas amenizam incorreções e falhas de diferentes tipos.

Leia também →  Política de frota: o que é e como implementar?

Defina os conhecimentos a serem avaliados

Não há nada mais injusto no mundo profissional do que um funcionário ter uma avaliação de desempenho ruim em função de algo que não foi exigido dele. Por isso, trabalhar com critérios é fundamental. Muitos gestores cometem o verdadeiro pecado de exigir de seus colaboradores algo que eles não têm como atender.

Cabe a você definir quais serão as exigências. O mais indicado é que elas tenham a ver com:

• Segurança;
• forma como é feito o transporte de cargas;
• Direção defensiva;
• Respeito às normas éticas da companhia.

Procure delimitar o que é mais importante para o seu negócio em relação a esses aspectos, levando ao conhecimento do motorista o que você valoriza nele em termos de conhecimentos e habilidades.

Dessa forma, você tem como colocá-lo a par dos interesses estratégicos do negócio e até trabalhar com um plano de desenvolvimento pessoal, algo que será útil para os objetivos da sua empresa em um primeiro momento, mas também para o próprio profissional na sequência de sua carreira.

Lembre-se: você pode direcionar a motivação do seu colaborador quando define o que espera dele. E isso pode ser feito de maneira mais fácil do que se imagina. Basta comunicar. Sabendo como agir de acordo com os interesses da companhia, a tendência é que o profissional se esforce mais e traga mais resultado na avaliação de desempenho.

Estabeleça indicadores de produtividade

A forma como você conduz o processo faz toda a diferença na qualidade dele. Pense no tamanho do problema quando um colaborador acredita que teve desempenho acima do esperado, mas, na verdade, sua produtividade se encontra sempre muito abaixo disso.

Isso geralmente acontece quando a empresa não estabelece indicadores precisos de produtividade, ou quando não comunica adequadamente seus profissionais a respeito deles.

Assim, entre os indicadores mais recomendados para a avaliação de desempenho, podemos citar o percentual de entregas realizadas em comparação com as planejadas por tarefa e a quantidade de multas e sinistro. Além disso, se você quiser maior precisão, pode avaliar questões como a autonomia média de cada veículo e até indicativos que medem acelerações, frenagens, entre outros. A questão é analisar aquilo que realmente pode ser útil para o seu empreendimento e trabalhar com referências para garantir não só a segurança dos veículos, mas também a qualidade do trabalho dos motoristas.

Não por acaso, a tecnologia aparece como uma ferramenta útil também nesse sentido, com a oferta de sistemas que permitem medir cada detalhe que faz parte do processo de direção.

Indicadores de produtividade permitem tornar mais racional a sua avaliação de desempenho. Eles são importantes porque eliminam qualquer ruído que possa fazer com que o seu funcionário não compreenda o que de fato a empresa espera dele.

Comunique quais são as atitudes desejadas

Ainda seguindo essa linha daquilo que o profissional precisa saber para se posicionar de acordo com os interesses da companhia, não podemos deixar de destacar a questão comportamental na avaliação de desempenho. Se você não traçar as diretrizes ou revelar de que formas pretende fazer as avaliações, o funcionário não terá como se adaptar aos comportamentos desejados.

Muitas vezes, uma simples conversa já é o suficiente para que você consiga esse alinhamento. Melhor ainda quando existem treinamentos especializados. É o exemplo de empresas como a Starbucks, conhecida mundialmente por oferecer aos seus colaboradores uma orientação totalmente diferenciada e que gera resultados expressivos.

Seja qual for a forma como você vai fazer esse alinhamento, procure sempre trabalhar com um código de ética, pensando que os motoristas representam a sua marca em ambiente externo, ou seja, tanto no trato com o cliente quanto nas atitudes diante da sociedade - tudo o que eles fazem têm impacto na imagem que a sua empresa construirá.

Nesse sentido, é válido traçar uma série de atitudes que a gestão considere adequada para esse tipo de profissional. Entre elas podemos destacar:

• proatividade;
• organização;
• honestidade;
• empatia.

Esses elementos podem ser avaliados não só na sua percepção de rotina, como também no feedback dos clientes.

Crie um sistema de premiação na sua avaliação de desempenho

Tudo isso, além de ajudar você a controlar melhor a qualidade dos transportes na sua empresa, também tem outro benefício interessante e que pode torná-la ainda mais atraente para novos talentos: com um sistema de premiação, que valoriza o profissional que conseguiu resultados expressivos, a imagem que se passa é de ser uma companhia séria, em que vale a pena trabalhar.

Premiando bons resultados na avaliação de desempenho, você estimula a sua equipe, fazendo com que ela tenha motivos para estar sempre em busca de uma performance melhor.

A ideia é que você trabalhe com premiações e bonificações capazes de fazer com que seus funcionários estejam sempre interessados em atingir metas mais elevadas. Essas recompensas podem ser financeiras, mas não necessariamente. Existem empresas que firmam acordos com companhias de viagem, ofertando passeios para os profissionais e suas famílias, outras que entregam eletrodomésticos nas casas desses profissionais, entre outras ideias.

Quem não gostaria de chegar em casa e anunciar que vai receber uma premiação por ter feito um bom trabalho? Quem não se sentiria motivado a trabalhar cada vez mais focado, sabendo que, em troca, poderá proporcionar uma viagem especial para a família no fim do ano? Esse tipo de abordagem costuma ser o diferencial de empresas bem avaliadas no mercado em que atuam. Experimente trazer isso para o seu negócio, também. Além de gerar vantagens para o ambiente interno da organização, medidas assim ainda criam uma atmosfera de local interessante para trabalhar, o que pode facilitar novas contratações de qualidade, mantendo o desempenho de sua equipe sempre em um patamar elevado.

Enfim, se você quer garantir a maior qualidade possível para a sua gestão, procure encontrar meios para controlar melhor as ações que fazem parte da rotina de cada departamento da companhia. Isso diz respeito não somente às atividades internas, como às externas também.

Entendeu como fazer uma avaliação de desempenho de motoristas? Então, confira quais são os principais KPI’s na distribuição logística de suprimentos.