Saiba o que é necessário para construir um estoque inteligente dentro da sua empresa.
O estoque inteligente é aquele que permite que o gestor execute ações mais sofisticadas no seu negócio. Indo muito além de simplesmente receber e armazenar itens para a empresa, ele funciona como um ativo na busca por maior faturamento e lucro da companhia.
Não por acaso, um dos desafios mais difíceis de serem superados em qualquer organização é, justamente, o da gestão de estoque. Quando fica aquém das exigências, ela tende a ser um dos principais motivos para o insucesso comercial das companhias.
Em geral, é importante pensar na gestão de estoque como um elemento decisivo na construção de um negócio de sucesso. É por isso que reunimos, a seguir, as principais dicas para você começar a transformar os processos da sua empresa a partir da criação de uma gestão de estoque inteligente. Acompanhe.
1. Preocupe-se em ir além do funcional para ter um estoque inteligente
Seu estoque não precisa se resumir a um espaço com mercadorias no qual o controle é feito manualmente, aliás, não deve. É preciso contar com planejamento e controle, além de ferramentas úteis para lidar com diferentes fatores logísticos imprevisíveis. A ideia é que você entenda a gestão de estoque como um todo dentro do qual estão práticas como o rastreamento de produtos e a automação de processos, por exemplo.
Esse é um entendimento fundamental: você precisa ir além da simples tarefa de armazenar produtos, refletindo a respeito de soluções, sejam elas de curto, médio e longo prazo. É essa busca pela criação de um estoque mais estratégico para os seus interesses que deve ser o primeiro passo na criação de um estoque inteligente. E acredite: ela tende a fazer toda a diferença no resultado final do seu trabalho.
2. Entenda a importância da tecnologia na transformação do estoque
A sofisticação geralmente surge como consequência da inserção adequada de recursos tecnológicos nos mais diferentes tipos de negócio. Em relação a isso, não basta apenas investir em soluções caras e complexas: é preciso compreender de que formas a tecnologia pode se ajustar à realidade do seu negócio a ponto de otimizar o seu funcionamento.
E não é diferente quando pensamos no estoque. Para que esse seja um ativo realmente útil para os seus interesses, você pode contar com recursos como o software de gerenciamento de inventário, atribuindo a ele a missão de integrar as áreas que se conectam com as movimentações do estoque. Soluções desse tipo permitem, entre outros benefícios, o controle em tempo real dos processos, simplificando a ação da sua equipe e tornando a gestão de estoque inteligente.
3. Trabalhe com um inventário detalhado na sua empresa
A construção do inventário é essencial para mensurar a quantidade de produtos disponíveis no seu estoque. É ela que fará com que você mantenha o controle sobre os itens e dê produtividade à empresa. Essa contabilização de itens deve ser feita de maneira criteriosa, se possível, por especialistas via softwares para que você tenha como avaliar se o investimento realizado na aquisição dos produtos está de acordo com os resultados e se é necessário agir no sentido de girar o estoque por meio de ações promocionais.
Para fazer um inventário adequadamente e construir um estoque inteligente você precisa se concentrar em fazer uma listagem completa dos produtos que tem armazenados no estoque da sua empresa, com o intuito de não apenas identificá-los, mas também classificá-los e determinar os valores de cada um.
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4. Pense na padronização para criar um estoque inteligente
Para que o seu inventário seja realmente eficaz, nada melhor do que especificar os produtos de acordo com critérios claros. A ideia é que o controle seja o mais simplificado possível. Para tanto, comece a pensar nas especificações de acordo com:
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os fornecedores do produto;
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seu valor;
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tipo de utilização;
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data da compra;
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entre outros.
É útil também criar rótulos para tornar o estoque inteligente, além de trabalhar com adesivos específicos para cada produto. Isso ajudará você a localizá-los mais facilmente depois, permitindo que não dependa de um mesmo profissional responsável pela organização toda vez que precisar encontrar os itens no estoque.
5. Tenha um registro detalhado e acompanhe sempre
Se você registrar os dados a respeito dos produtos assim que eles chegam, sua validade, bem como informações a respeito de lote, código, entre outros, você terá meios para fazer a devida checagem dos itens de acordo com sua padronização.
É importante também que você defina datas para fazer a revisão desses dados e assim evitar problemas como a perda de produtos perecíveis quando seu prazo de validade é expirado, algo comum entre empresas que não sofisticam esse controle.
Isso ajuda muito a sua empresa a evitar desperdícios e, mais importante, faz com que toda a organização dos produtos em estoque se torne mais racional. Para tanto, você pode contar com recursos sofisticados como softwares específicos para esse tipo de atividade.
6. Defina práticas para a reposição de mercadorias
Vale lembrar que quanto maior for a capacidade da sua equipe de identificar demandas e lidar com a reposição dos produtos em estoque, menores serão as chances de a sua empresa enfrentar problemas. Por isso, é importante adotar medidas para tornar os processos de reposição mais ágeis no dia a dia e criar um estoque inteligente.
Você consegue esse tipo de diferencial quando começa a analisar os resultados dos procedimentos na sua empresa. É interessante trabalhar com registros porque assim você terá como saber, entre outras informações:
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qual é o período em que a movimentação dos produtos é maior na empresa;
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quando é possível ter a certeza de que é adequado fazer liquidações;
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qual é o tempo necessário para se fazer pedidos ao fornecedor para evitar itens em falta.
A partir dessa análise você terá como se organizar em função de práticas mais racionais para a sua equipe fazer a reposição.
7. Entenda que seus colaboradores representam ativos para a sua empresa
O grande diferencial de empresas dominantes no mercado certamente está na forma como elas preparam seus funcionários para práticas de rotina.
Treinamentos são essenciais para tornar os processos mais simplificados, sejam quais forem. A ideia aqui é investir para dar o devido entrosamento à sua equipe, além de domínio a respeito dos procedimentos.
Isso fortalece as relações profissionais e gera agilidade nos processos. Pense que um colaborador que já fez 10.000 vezes determinado procedimento pode até errar, mas sua incidência de erro tende a ser significativamente menor do que a de um iniciante. Isso sem considerar problemas como a falta de orientação a respeito de práticas mais complexas que envolvem a tomada de decisão diante da reposição de produtos. Por isso, invista em treinamentos para garantir a qualidade do trabalho de sua equipe e tornar o estoque inteligente.
8. Conheça sistemas de gerenciamento de estoque
Siglas como FIFO, LIFO e FEFO devem fazer parte da vida de quem lida com o estoque empresarial. Esses termos são muito comuns em logística e abreviam palavras em inglês. No caso, FIFO vem de First in, First Out, LIFO, de Last-In, First Out e FEFO, de First Expire, First Out. Em resumo, todas elas se referem ao tipo de controle da movimentação do estoque.
Assim, o método FIFO é uma estratégia de gestão de estoque que estabelece uma regra para a movimentação dos produtos de acordo com a ordem de chegada. Assim, quem chegou primeiro deve sair antes. A ideia aqui é que não haja uma diferença significativa de custo entre o que é passado para o consumidor e o chamado estoque remanescente.
Já o método LIFO inverte essa lógica. Neste caso, a estratégia é fazer com que o produto que chegou a menos tempo seja despachado primeiro. E por que isso faz sentido? Porque é possível pensar em outros benefícios para a empresa além da questão financeira envolvendo essa diferença entre a mercadoria vendida e o estoque remanescente.
FEFO, por sua vez, é um modelo em que os produtos mais próximos de terem seu prazo de validade expirado precisam ser despachados antes dos demais, independentemente do tempo em que estão em estoque.
No geral, todos esses métodos são úteis para a lógica empresarial, quando se busca a criação de um estoque inteligente, mas desde que sejam aplicados de acordo com as características e necessidades de cada organização.
Leia também → FIFO, FEFO, LIFO: como usar no controle de estoque?
9. Saiba identificar o melhor sistema para a sua empresa
A melhor forma de escolher o sistema certo é conhecendo as peculiaridades de cada um deles. O método FIFO, por exemplo, é bastante recomendado para giros de estoque mais dinâmicos, considerando elementos como o prazo de validade dos itens. Produtos alimentícios e medicamentos, por exemplo, são melhor controlados dentro dessa metodologia, pois não devem permanecer tanto tempo parados. Uma vantagem considerável neste modelo é permitir às empresas maior rentabilidade considerando o balanço patrimonial, uma vez que os níveis de produção tendem a acompanhar as demandas do mercado.
Já o método FEFO tem como foco o controle mais rigoroso da data de validade dos produtos, sendo mais recomendado para aqueles itens que apresentam duas características marcantes:
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o giro mais alto;
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a perecibilidade mais urgente.
Neste caso, também há o diferencial em termos de variação de preços. Como o giro é mais rápido, a tendência é que mesmo eventos como a inflação não causem impactos tão severos na empresa que trabalha com esse método.
O LIFO é útil para empresas que trabalham com itens que apresentam prazo de validade mais longo e contarem com maior resistência ao tempo. Seguindo esse método, os produtos podem ser armazenados nas prateleiras, de maneira que as novas aquisições sejam colocadas sempre na frente, o que consequentemente fará com que saiam primeiro. O que justifica isso são as próprias características do produto, que permitem ao empresário atuar de maneira estratégica em relação a seus ativos no estoque. Geralmente, o LIFO é utilizado em estoques de grande rotatividade.
WMS é pra você? Assista ao video abaixo e descubra!
10. A importância de um WMS na construção de um estoque inteligente
WMS nada mais é do que uma ferramenta que consegue auxiliar a gestão em diferentes processos logísticos, tendo como um de seus diferenciais a redução de tempo entre a venda e a chegada do produto ao estabelecimento. Com ele você consegue coletar os dados e cruzá-los em tempo real.
Sigla para Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns em português, o WMS é uma tecnologia que simplifica a criação de um estoque inteligente dentro das empresas, a partir de uma melhor organização dos processos logísticos e da própria cadeia de produção.
A realidade é que se você entende que seus processos precisam de maior agilidade e precisão não só em relação ao estoque, mas sim ao longo da cadeia de produção como um todo, então precisará criar meios para que a informação seja o diferencial nas operações logísticas da sua empresa.
Pense na importância de contar com informações precisas no seu processo de armazenagem e como isso pode ser prejudicial quando você tiver que tomar decisões importantes ou mesmo quando um de seus colaboradores precisar prestar atendimento qualificado a um cliente.
É nesse sentido que um sistema WMS se faz importante dentro da cadeia de suprimentos, pois é ele que pode auxiliar na melhora do processo de armazenagem por meio de um aperfeiçoamento do fluxo não só de materiais como também de informações.
Consequentemente, todo o processo produtivo contará com operações mais ágeis por conta de um melhor aproveitamento dos recursos e da mão de obra disponíveis. O resultado final é um conjunto de informações precisas que permitirão à gestão uma melhor tomada de decisão sempre que isso for necessário.
O estoque inteligente e o futuro da sua empresa
Enfim, uma gestão de estoque inteligente é algo que vai além da adoção de um outro recurso. Para que ela aconteça é preciso pensar no processo como um todo, dando ao estoque da empresa um papel de protagonismo dentro da cadeia de produção.
Para tanto, não existe segredo: é preciso entender o momento em que vivemos e como as novas tecnologias podem ser inseridas dentro de um contexto organizacional planejado.
Trabalhar com informações de maneira criteriosa e promover uma gestão estratégica é o que pode fazer com que a inteligência apareça naturalmente no seu negócio.
Por fim, procure inserir as dicas aqui apresentadas na sua realidade que você terá como desenvolver uma gestão de estoque inteligente e extrair melhores resultados de seus processos produtivos.
Agora que sabe como fazer uma gestão de estoque inteligente, saiba também sobre curva ABC e como ela pode ser útil para o seu negócio.
