O controle de quilometragem é fator imprescindível dentro de uma gestão de frotas de qualquer empresa, tendo em vista que seus benefícios englobam desde vantagens financeiras até operacionais.
No entanto, conseguir monitorar os KMs rodados de cada veículo e condutor pode ser um desafio para o gestor e requer ferramentas específicas, como um bom Sistema TMS.
E para que você entenda melhor a importância do controle eficiente de KM de seus veículos e, claro, saiba como implementá-lo no seu negócio, convidamos a ler este guia completo.
Boa leitura!
O que é o controle de quilometragem?
Quando falamos em controle de quilometragem da frota empresarial, estamos nos referindo às práticas e ações que permitem monitorar as distâncias percorridas por cada veículo em um determinado período.
Obviamente que o objetivo principal desse controle de KMs rodados não é de "fiscalizar" seus motoristas, mas sim de tornar suas operações mais eficientes, reduzir custos e aumentar a vida útil dos veículos.
Ou seja, é uma forma de programação e planejamento do gestor no sentido de estar sempre acompanhando os gastos dos itens e sua necessidade de ajustes, conforme suas operações.
Nessa lógica, precisam ser entendidos os diferentes elementos que permitem ao veículo continuar em movimento de forma eficaz, segura e vantajosa para o negócio, tais como:
- o sistema de freio;
- o óleo e a necessidade de troca;
- os fluidos do motor e suspensão;
- o controle do combustível utilizado;
- os custos com pedágio e manutenção.
Percebeu que esse controle diz respeito a todo um sistema e não apenas à contagem dos quilômetros rodados? Isso porque a ideia é que as revisões preventivas sejam feitas adequadamente de maneira que a frota opere no seu máximo desempenho.
Em resumo, o controle de quilometragem é um fator decisivo na gestão dos ativos da empresa, uma vez que sem ele os problemas podem aparecer sem que os responsáveis estejam preparados, consequentemente, gerando gastos desnecessários.
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Os benefícios de investir em um melhor controle de quilometragem”
Monitoramos o controle de quilometragem de sua frota e fator imprescindível na rotina de uma gestão eficiente e, quando bem aplicada, tal prática permite agregar inúmeros benefícios à empresa, desde financeiros, até operacionais, como destacamos nos exemplos a seguir:
- Redução de custos operacionais - Com um maior controle da quilometragem dos carros e caminhões da empresa, a tendência é que custos com manutenção, troca de peças e o consumo geral dos veículos baixem também;
- Prolongamento da vida útil dos veículos - Reduzindo a frequência das manutenções, a vida útil das peças e veículos tendem a se prolongar também;
- Melhoria na segurança - O controle de quilometragem da frota também proporciona mais segurança na condução e transporte, tendo em vista que os veículos passam a ser mais monitorados, com manutenções melhores programadas e com menos riscos de acidentes e defeitos;
- Aumento da eficiência logística - Com menos manutenções e problemas no veículo, maior tende a ser a produtividade dele nas operações.
Práticas para o controle de quilometragem
Agora que você sabe mais sobre o assunto e entende como o controle de quilometragem da frota pode ajudar a sua empresa a ter maior eficácia em seus processos, vale a pena conferir algumas práticas tidas como úteis para aperfeiçoá-lo.
Fique atento a elas para fazer deste um procedimento rotineiro e capaz de gerar o valor que o seu negócio precisa.
1. Tenha a tecnologia como uma aliada da sua empresa
Principalmente para organizações de maior porte é interessante contar com recursos tecnológicos capazes de aperfeiçoar as ações, gerando ganho de tempo e levando à otimização de processos. É bom destacar que falhas humanas são comuns no controle desse tipo de atividade, o que pode ser facilmente resolvido quando você recorre à automatização.
Com sistemas de monitoramento é possível, entre outros benefícios, medir a distância exata percorrida pelos veículos, além de conferir com precisão dados a respeito de velocidade média e combustível gasto por quilômetro rodado. Esse é um diferencial interessante em termos de política de abastecimento. Por isso, esteja sempre atento a soluções dessa natureza para alinhar o funcionamento da sua empresa à tecnologia.
2. Não deixe de verificar a originalidade da quilometragem
É importante ter atenção especial à qualidade dos veículos usados. Para se certificar de que eles não tenham sido de alguma forma fraudados, é válido conferir a originalidade da quilometragem. Esse problema geralmente acontece com empresas que não se planejam para trocar sua frota e acabam tendo que recorrer a soluções de imediato sempre que um veículo ou outro apresenta determinado tipo de problema.
Em alguns casos, o vendedor pode ter alterado a quilometragem para dar a impressão de que o veículo rodou menos do que aparenta. Assim você compra um carro acreditando que ele está em um estado quando a realidade é outra.
Por conta de situações assim, o indicado é que você sempre leve o veículo adquirido a um mecânico de segurança para que ele faça uso de procedimentos capazes de verificar se houve qualquer tipo de alteração. Ao garantir que tudo está em ordem, você já tem como começar a utilizar o veículo com maior segurança.
3. Tenha critérios para fazer o controle de odômetro
O odômetro do veículo é o responsável pelo acompanhamento da quilometragem dele. No geral, existem duas formas de se checar o odômetro, que são as seguintes.
- de maneira visual, por meio do painel.
- de maneira eletrônica, via scanner.
Se o seu controle de quilometragem for feito manualmente, você poderá contar com planilhas ou criar um registro físico. A outra possibilidade é via sistema de monitoramento.
É indicado acompanhar a evolução do odômetro trabalhando com um checklist de saída do veículo para que seja possível registrar diariamente o seu estado e verificar eventos como paradas ou manutenções. Esta é uma solução mais simples, entretanto, como ela depende da inserção manual de dados por parte do motorista, acaba sendo mais sujeita a erros que podem levar a interpretações equivocadas do desempenho do veículo.
A outra opção é adotar um sistema. Neste caso é possível ter um controle mais efetivo porque é a própria ferramenta que pode captar a informação e atualizá-la em tempo real, fazendo os cálculos necessários. Assim é possível trabalhar com um controle ainda mais confiável por ser automatizado, diminuindo a incidência de falhas humanas.
4. Estabeleça uma rotina para fazer a checagem
Tão importante quanto contar com as ferramentas certas é saber padronizar os processos. Isso depende da criação de uma rotina de checagem. A ideia é que todo o controle seja feito de acordo com um método previamente definido. Assim, basta criar os chamados checkups e definir como se darão os eventuais ajustes, sempre de acordo com as especificações de fábrica dos componentes.
Dessa forma é possível trabalhar com maior tranquilidade questões como iluminação, nível de óleo e freios, seja observando o próprio painel do veículo, ou desenvolvendo abordagens mais sofisticadas.
Tenha em mente que se você se esforçar para conduzir os processos de acordo com um padrão, a tendência é que mesmo o acúmulo das atividades não traga dificuldades para o controle.
5. Considere o registro e as formas de fazê-lo corretamente
Também é de grande valia fazer o devido registro das informações geradas em cada manutenção para que com isso o controle de quilometragem se torne cada vez mais sofisticado. Com os valores exatos do odômetro, cada novo passo pode ser dado com maior eficácia e as condições do carro tendem a ser as mais adequadas para uso.
Quando esse registro é detalhado, mesmo pequenas alterações já podem ser interpretadas como a origem para problemas maiores, como geralmente ocorre com o desgaste precoce de pneus, peças, entre outros.
O registro é útil tanto para a melhor previsão de custos quanto para a adequação da empresa para prazos de manutenção. Por isso, não deixe de se concentrar em boas formas de fazer isso para aperfeiçoar os processos.
A importância de exercer um controle adequado sobre a frota
No geral, o controle de quilometragem é uma parte importante do controle sobre a frota como um todo. Esse entendimento pode ser o diferencial que uma empresa que atua com transportes pode trazer para seu projeto.
Pensando em extrair o máximo do controle de frotas e potencializar o seu trabalho com a quilometragem, recomendamos que você tenha sempre em mente a necessidade de conhecer seus veículos e gastos tanto com combustível quanto com manutenção. Elabore uma política de despesas, com informações atualizadas sobre os veículos para que a provisão do investimento necessário seja feita.
Lembrando que se você compreende os gastos de cada carro, consegue desenvolver estimativas e assim se planejar melhor.
Leia também: 8 dicas para economizar combustível na sua frota
O Sistema TMS e o controle de quilometragem da frota
Desde o início, ficou claro que o uso da tecnologia é parte essencial para o controle de quilometragem em uma gestão de frotas inteligente, independentemente do tamanho de sua empresa.
E hoje, indiscutivelmente, a melhor e mais completa ferramenta para tal função no mercado é o Sistema TMS - Transportation Management System.
Como o próprio nome sugere, trata-se de um sistema de gerenciamento completo da frota, o que inclui o controle de KMs, além de diversos outros.
Na prática, tal ferramenta permite ao gestor controle total de suas frotas, bem como manutenção, troca de peças, mão de obra, monitoramento de entregas, gastos e custos de cada operação etc.
Por fim, vale destacar que muitos desenvolvedores ainda possibilitam a implementação do TMS em módulos, o que garante mais acessibilidade, menos custos e personalização da solução.
Conclusão
Em resumo, o controle de quilometragem de frotas é essencial para os resultados do seu transporte. Um veículo que gasta mais do que o esperado pode estar com algum problema. Assim, o controle permite meios para que você investigue a ponto de saber se realmente é necessário enviar o veículo à oficina, o que pode acontecer diante de situações como, por exemplo, o mau uso por parte do motorista. Neste caso, uma orientação pode ser o suficiente.
Vale lembrar: boa parte dos veículos sai de fábrica com computadores de bordo responsáveis por verificar o desempenho e simplificar o entendimento de suas condições. Ter atenção a isso pode ser um ponto de diferenciação em termos de controle de quilometragem.
Ainda assim, para casos em que os veículos não contam com essa tecnologia, vale a pena considerar meios alternativos para se fazer a checagem. Neste caso, o mais importante é criar uma rotina, tendo em vista os apontamentos e controles gerais estabelecidos para o motorista.
Uma boa estratégia é contar com um profissional que atue especificamente na gestão de frotas da empresa. A ideia é que ele trabalhe com tecnologias para conferir as necessidades de cada veículo de acordo com uma previsão de gastos. Veículos para fins comerciais, por exemplo, podem seguir um roteiro elaborado por esse profissional, de modo que tudo possa ser devidamente controlado para que, a partir da avaliação do especialista seja possível otimizar processos ou então corrigir problemas.
Enfim, o primeiro passo para extrair maior produtividade dos processos dos recursos da empresa é exercer o máximo controle possível sobre eles. Para tanto, é preciso não só atenção, mas também tempo e até recursos financeiros para investimentos maiores. Isso ajuda a melhorar a qualidade das manutenções e de tudo o que garante as melhores condições dos veículos.
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