O sistema TMS, sigla para Transportation, Management, System, é uma inovação que merece a atenção de todo gestor de frota. Isso porque sempre que se fala a respeito do impacto da tecnologia na realidade das empresas é preciso considerar o que, de fato, ela pode trazer para setores específicos de um empreendimento.
Soluções óbvias, como sistemas de gestão e softwares de controle de produção, são muito eficientes e permitem que uma organização simplifique processos. Entretanto, existem setores que podem ter uma atuação muito mais estratégica quando são modernizados. Nesse contexto, aparece o sistema TMS.
Essa solução é específica para o transporte de cargas. O TMS permite, entre outros benefícios, aperfeiçoar o trabalho com a documentação nesse setor. Na prática, trata-se de um diferencial e tanto que a empresa pode construir para atuar no mercado.
O registro de documentos e sua importância
A maioria das empresas registra manualmente suas informações sobre o transporte de cargas. Para companhias pequenas, não há problema quanto a isso. Entretanto, médias e grandes organizações precisam ficar atentas ao controle desses processos.
O motivo é que o volume de informações costuma ser grande. Assim, o ideal é que ele não se acumule antes de ser devidamente analisado.
Considerando a questão legal, é fato que a constante atualização das leis gera uma exigência maior. Obrigações podem ser de natureza federal, estadual ou municipal, fazendo com que o responsável pela área fiscal seja capaz de evitar riscos e trazer resultados para o empreendimento.
O primeiro passo para isso é criar a chamada visão integrada do negócio. Com ela é possível simplificar o trato com os documentos e amenizar a incidência de erros.
Nesse sentido, contar com um sistema de gerenciamento de transporte tende a ser a solução ideal para controlar informações e armazená-las de acordo com as exigências. E isso pode ser feito por meio do TMS. Essa solução permite às empresas:
- informatizar seus processos;
- criar uma gestão integrada e;
- controlar melhor as informações para assim obter ganhos significativos.
É sobre isso que vamos tratar agora. Saiba exatamente o que é sistema TSM, entenda como ele funciona e quais são os benefícios de trabalhar com essa ferramenta no dia a dia.
Entenda o que é sistema TMS
O TMS é um sistema que serve para simplificar as informações geradas pelas atividades de transporte. Assim, toda a análise necessária para uma gestão qualificada da frota pode ser feita de maneira racional.
O sistema TMS permite padronizar as ações do gestor, dando a ele condições para agir em cada etapa da gestão de transporte. E isso, sempre com uma base maior, em função da quantidade de dados qualificados disponíveis. Assim, a área pode ser integrada e controlada.
Isso acontece por conta da automação. É ela que, além de viabilizar um trato mais preciso com os dados, também gera benefícios para outros setores. Eventos como cadastros de tributos, emissão de relatórios e pedidos e orçamentos, por exemplo, quando automatizados, oferecem otimização de tempo e tornam os processos mais eficientes.
Esse costuma ser um caminho para modernizar a empresa a partir de um setor tão importante quanto o de transportes.
Quais os principais benefícios do sistema TMS como um todo
Em resumo, o TMS oferece 2 benefícios essenciais para a qualidade do processo empresarial de quem trabalha com transportes.
O primeiro deles é justamente a possibilidade de gerenciar as inúmeras operações que uma frota exige, considerando tanto a questão operacional quanto administrativa e também fiscal. O segundo é a contribuição decisiva com a produtividade da empresa.
A partir deles, podemos identificar uma série de diferenciais que certamente melhoram o posicionamento da empresa no mercado. Confira os principais.
Na manutenção da frota
Planejando suas atividades, o gestor consegue simplificar sua tomada de decisão. E com o software, ele consegue visualizar as ações em tempo real e tomar atitudes preventivas.
Considerando demandas como a da manutenção, por exemplo, será possível conferir os relatórios gerados para agir no momento certo, conferindo maior vida útil aos veículos. Assim é possível planejar abordagens preventivas e preditivas, diminuindo a incidência de ações corretivas.
No controle da documentação do caminhão
A emissão de documentos fiscais é algo que merece cada vez mais atenção. É preciso garantir que toda a operação seja registrada e de forma eficiente. O ideal é que a gestão não sofra na hora de lidar com tributos, já que é comum ver companhias tendo que arcar com prejuízos quando não se organizam adequadamente.
Ainda mais em um momento em que documentos eletrônicos como o CT-e e o MDF-e passam a ser exigidos, contar com o TMS para fazer essa emissão é um grande benefício para a organização em termos tributários.
No controle de fretes e despesas
O TMS permite calcular o frete com maior facilidade. Como ele automatiza os cálculos, elementos como distância, pedágio e cubagem podem ser analisados em função de custos fixos e variáveis.
Assim, seguindo as tabelas de frete é possível parametrizar diferentes fatores para chegar a valores precisos sem a necessidade de planilhas ou a ação humana, sempre sujeita a falhas.
Na maior disponibilidade de veículos
A integração de documentos e processos gera dinamismo na cadeia logística. Logo, isso gera benefícios para o transporte como um todo. Ele se torna mais rápido, conferindo à empresa um caráter de profissionalismo e confiança.
É importante contar com meios para verificar o status de cada mercadoria, acompanhar o processo de entregas e monitorar as viagens. Isso evita ou ameniza os atrasos e leva aos clientes maior satisfação.
Na emissão de recibos
O trabalho com documentos pode ser um pesadelo para qualquer organização. A não ser que ela tenha o devido controle sobre suas operações.
Também neste sentido, o TMS é útil. Esse sistema consegue gerenciar maior volume de informações referentes a veículos, custos e, em especial, às documentações fiscais.
Logo, entregas e retiradas podem ser feitas de imediato, gerando confiabilidade e agilidade nos processos do dia a dia.
Nos adiantamentos e devoluções
Em relação ao trato com os condutores, o TMS ajuda no sentido de viabilizar um meio para se chegar a um valor correto de pagamento. Isso considerando questões como estadias, adiantamentos, devoluções, alimentação, entre outros.
Centralizando esse tipo de informação em um único sistema, a incidência de erros na hora de calcular o valor devido se torna menor e isso ajuda a sua empresa a atuar de maneira mais organizada.
A importância da tecnologia para as empresas
Um sistema TMS moderniza o trabalho com transportes. O mesmo faz o ERP quando consideramos um contexto geral. De qualquer forma, ambos os sistemas estão inseridos em uma realidade em que os processos podem ser controlados. É assim que a informação se torna uma ferramenta para a estratégia de empresas líderes de mercado.
Por isso, esse tipo de sistema deve ser entendido como solução para melhorar o desempenho das organizações a partir da sofisticação dos processos.
Em um cenário competitivo, passa a ser questão de tempo até que esse tipo de inovação deixe de ser um diferencial para se tornar investimento obrigatório. Do contrário, as empresas inevitavelmente perderão espaço no mercado.
Em resumo, é isso o que a tecnologia oferece como vantagem nos dias de hoje. Com ela, as empresas têm como encontrar soluções e sofisticar seus processos para se posicionar melhor. E isso vai além de algo genérico, considerando também os mais diversos setores, como é o caso do de transportes.
As principais funcionalidades do sistema para a gestão de frota
Em resumo, o sistema TMS simplifica o fluxo de operações, trazendo agilidade para o processo e otimizando as ações.
Assim, a produtividade tende a melhorar. Problemas como atrasos, extravios de mercadorias, entre outros, geralmente são consequência de falhas causadas por um gerenciamento incorreto do transporte. Logo, com menor incidência de erros, os prejuízos são menores e a produtividade aumenta.
Considerando as ações que envolvem um gerente de frota no dia a dia, podemos destacar necessidades como:
- melhor planejamento orçamentário;
- dimensionamento mais adequado da frota e equipamentos empresariais;
- criação de rotas mais racionais e seguras;
- melhor controle de transbordo;
- cálculo preciso dos custos envolvidos nas operações;
- emissão de notas, faturas e documentos em geral;
- análise rigorosa de performance;
- entre outros.
Por conta de todo esse conjunto de exigências, empresas que contam com esse tipo de ferramenta conseguem simplificar sua organização e fazer da tecnologia um diferencial para o seu empreendimento.
Dentro dessa lógica, confira as principais vantagens do TMS pensando especificamente na sua gestão de frotas.
1. Ele torna a gestão mais racional
Sofisticando os processos, o gestor cria meios para tornar os resultados mais significativos. Assim, com um crescimento planejado e recursos para controlar a informação, fica muito mais fácil tomar decisões adequadamente.
Como o TMS é intuitivo e permite rápida adaptação da companhia, ele reduz a curva de aprendizagem e se ajusta à realidade da empresa rapidamente. Mesmo se for necessário personalizar e integrar a tecnologia a outros softwares.
No fim, o sistema TMS serve para simplificar a ação do gestor e dar a ele recursos para agir racionalmente no dia a dia.
2. Ele oferece melhorias aos processos empresariais
É preciso que as empresas se organizem em função de uma gestão mais estratégica. Assim, todas as ações convergem para a busca de resultados.
Nesse sentido, o TMS é vantajoso porque permite racionalizar ações até então vulneráveis a falhas humanas.
Determinados problemas envolvendo a frota só podem ser identificados quando existe um acompanhamento mais próximo da ação do motorista no dia a dia. Nesse sentido, ter o controle das operações a partir de um painel de controle é um diferencial e tanto. Com ele é possível:
- acompanhar a coleta de dados em tempo real;
- administrar as informações envolvendo custos, documentos e procedimentos dos condutores;
- fazer registros rapidamente e de forma intuitiva.
E isso tudo sem precisar acompanhar os motoristas em cada viagem.
3. O sistema permite ganhos na rentabilidade da empresa
Quando a empresa opera com segurança, isso costuma se converter em melhores resultados financeiros. E essa deve ser uma preocupação maior para companhias que contam com frotas de veículos. Desperdícios e diferentes tipos de erros podem ser evitados quando o controle sobre os processos é maior.
Assim, o sistema TMS é fundamental para esse tipo de empresa. Com ele é possível controlar as ações por meio de relatórios e indicadores de desempenho. Logo, falhas podem ser identificadas no momento em que acontecem, bem como problemas que afetam a produtividade empresarial.
4. TMS permite maior agilidade nos processos
Documentos como o manifesto e o romaneio de carga podem comprometer os processos da empresa se demorarem para ser emitidos. Assim, o interessante é pensar em meios para dar agilidade à sua emissão. E sem deixar de lado a segurança dos processos, já que problemas dessa natureza podem também gerar prejuízos financeiros.
É por isso que o sistema TMS é útil também para melhorar o fluxo dos processos. Ele consegue dar dinamismo a ações como embarque e desembarque, fiscalizações e até evitar problemas futuros com o envio de informações incorretas.
5. Viabiliza a integração entre setores
Imagine sofisticar a gestão de transportes a ponto de ter como integrar o departamento comercial da sua empresa com o financeiro, por exemplo. Isso pode ser um diferencial, não acha?
Pense, também, em fazer uso desse diferencial na elaboração do seu planejamento financeiro, podendo contar com informações extraídas de um controle fiscal mais avançado.
Um sistema TMS permite que você realize o cálculo automático da tabela de fretes em tempo real para amenizar a incidência de erros e, assim, fazer melhores escolhas na busca por soluções mais vantajosas para seus clientes.
Na prática, é um recurso que permite muito mais do que o simples controle das informações. Ele pode ser uma solução estratégica.
6. Oferece maior qualidade no processamento de dados
O processamento de dados na entrada e na saída dos itens movimentados precisa ser de qualidade. Assim a empresa tem como controlar recursos humanos e materiais, informações sobre tráfego, entre outros.
Um sistema eficiente nesse sentido, permite que as entregas sejam realizadas e que imediatamente seus custos e qualidade dos serviços sejam avaliados visando ações futuras.
Dessa forma, cada atividade realizada no presente se torna uma fonte de dados para a evolução da empresa.
7. Ele permite a integração de módulos financeiros
Além de gerenciar todos os documentos financeiros da empresa, o sistema também integra os lançamentos dos módulos do sistema financeiro.
Com o TMS é possível gerar extrato com os lançamentos, a movimentação bancária, transferências, entre outros.
8. O sistema TMS permite gerenciar os recebimentos da empresa
A melhoria dos processos de recebimento da empresa costuma simplificar o dia a dia do setor financeiro. E isso também pode ser proporcionado pelo TMS.
O motivo é que ele é capaz de gerenciar todos os diferentes recebimentos dela em função das ocorrências e integrar esses recebimentos com os principais bancos tanto para emissão de boletos quanto para baixa de documentos.
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