O recebimento de mercadorias é uma das etapas essenciais do supply chain e pode ter impacto direto na eficiência logística de suas entregas. Afinal, dependendo do modelo adotado para a sua gestão de estoque e da própria infraestrutura do seu armazém ou centro de distribuição, esse processo tende a contribuir expressivamente com as operações, até o momento da expedição.
No entanto, apesar de parecer um setor simples e sem grandes mistérios dentro da cadeia de suprimentos, o recebimento de mercadorias requer organização, planejamento, tecnologia e algumas estratégias, que podem fazer a diferença na logística inbound.
Além disso, vale considerar a recente pandemia de Covid fez com que as empresas se adaptassem e modificassem boa parte de suas operações por questões de saúde e segurança, o que envolveu, claramente, os setores de recebimento de mercadorias.
Tudo isso, e muito mais, nós abordaremos ao longo do artigo e traremos dicas e sugestões práticas de como organizar e programar melhor essa etapa fundamental do supply chain, não apenas para garantir a segurança dos colaboradores, mas também proporcionar mais produtividade e eficiência para a sua logística interna. Acompanhe.
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O que é recebimento de mercadorias no supply chain?
A etapa de recebimento de mercadorias no supply chain é um processo fundamental que envolve o registro, a inspeção e o armazenamento das mercadorias ou produtos que chegam a uma empresa ou organização. Essa etapa é essencial para garantir que os produtos recebidos estejam em conformidade com os pedidos feitos aos fornecedores e que estejam em boas condições para uso, venda ou distribuição.
O processo de recebimento de mercadorias pode variar dependendo da natureza da empresa, do tipo de produtos que estão sendo recebidos e do sistema utilizado para gerenciamento da cadeia de suprimentos. No entanto, em geral, a etapa de recebimento costuma incluir atividades como:
- Registro de informações: As informações relevantes sobre a remessa são registradas em um sistema, como o número do pedido, a quantidade de itens, os detalhes do fornecedor, as datas de entrega estimadas e outras informações pertinentes.
- Descarga e conferência: As mercadorias são descarregadas dos veículos de transporte e verificadas em relação à nota fiscal ou ao conhecimento de transporte para garantir que a quantidade e os itens correspondam ao que foi solicitado.
- Inspeção de qualidade: As mercadorias são inspecionadas para verificar se estão em conformidade com os padrões de qualidade e se não há danos ou defeitos. Em alguns casos, podem ser realizados testes para verificar a funcionalidade dos produtos.
- Etiquetagem e identificação: As mercadorias são etiquetadas e identificadas adequadamente para facilitar o armazenamento, a localização e o rastreamento posterior dentro do sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos.
- Registro e endereçamento: Após a inspeção e aprovação das mercadorias, elas são inseridas no inventário ou estoque da empresa, com suas respectivas quantidades e detalhes associados.
- Notificação e comunicação: Qualquer discrepância encontrada durante o processo de recebimento é comunicada ao fornecedor ou às outras partes relevantes para resolução e registro de possíveis problemas.
O recebimento eficiente de mercadorias é crucial para manter o fluxo contínuo da cadeia de suprimentos, garantindo que os produtos estejam disponíveis para atender à demanda dos clientes, minimizando assim estoques desnecessários e evitando atrasos na produção ou distribuição.
Além disso, um processo de recebimento bem gerenciado pode contribuir para a satisfação do cliente, redução de custos operacionais e melhoria geral na eficiência do supply chain.
Recebimento de mercadorias na pandemia de COVID-19: o que mudou nesse tempo pra cá?
Antes de destacarmos algumas dicas de como programar o recebimento de materiais no armazém, é válido ressaltar algumas estratégias mais atuais, que foram muito debatidas por profissionais de logística na pandemia nos últimos anos.
Afinal, a indústria brasileira não parou, porém precisou se adaptar em diferentes aspectos para não afetar a produtividade e, ao mesmo tempo, garantir a segurança de seus colaboradores.
Em relação ao recebimento de mercadorias, setor que demanda contato pessoal direto, os gestores precisaram se reinventar ou adotar certas medidas operacionais e estratégicas na fase inicial da cadeia de suprimentos.
Para exemplificar melhor, destacamos, primeiro, algumas ações no plano operacional que foram implementadas na etapa de recebimento de materiais. São elas:
- Criação de novas políticas de operação, mantendo o distanciamento entre pessoas;
- Distribuição de materiais de proteção individual, como máscaras, luvas, álcool em gel etc.;
- Realocação de equipes e tarefas;
- Implementação e distribuição de avisos, placas e materiais de conscientização;
- Orientação dos fornecedores e parceiros em relação aos novos procedimentos;
- Reorganização de horários e datas para entregas de materiais e insumos na empresa.
Também, algumas ações no patamar estratégico foram tendências dessa etapa logística no período da pandemia:
- Implementação do método cross-docking, a fim de reduzir e agilizar os processos da logística interna e, consequentemente, depender de menos pessoas e setores envolvidos;
- Investimento em softwares de gestão logística e aumento do uso de gadgets específicos, como os coletores de dados, que ajudam a automatizar as tarefas e a reduzir o trabalho manual dos operadores;
- Planejamento estratégico das programações de recebimento, conforme a necessidade ideal das demandas.
Como melhorar o recebimento de mercadorias na logística?
Para aprimorar o recebimento de mercadorias, além das ações e estratégias mencionadas anteriormente, é fundamental adotar outras medidas essenciais na rotina das portarias e docas das empresas e armazéns.
Planejamento eficiente
O planejamento eficiente é um dos pilares fundamentais da logística. Hoje, a tecnologia oferece soluções que tornam esse processo mais prático e fácil.
No caso do recebimento de mercadorias, o agendamento adequado é crucial para evitar problemas como a chegada simultânea de transportadoras e fornecedores, o que pode levar a filas e atrasos na liberação dos materiais, afetando a produção e distribuição.
A falta de capacidade para agendamento e programação de recebimentos muitas vezes está relacionada à ausência de tecnologias e de um software de gestão realmente eficiente.
Investir em ferramentas e sistemas específicos proporciona uma visão ampla da gestão, facilitando o planejamento e a organização dos processos com maior eficiência e inteligência.
Agendamento de recebimento
Organização e planejamento sempre serão dois pilares fundamentais da logística e podemos garantir que, hoje, a tecnologia nos proporciona muito mais praticidade e facilidade nesses quesitos.
Trazendo essa ideia para a etapa de recebimento de mercadorias, imagine que as transportadoras e fornecedores cheguem ao mesmo tempo no pátio para descarregar. Certamente, isso vai acarretar filas e demoras para a liberação dos materiais e, até mesmo, impactar diretamente sua linha de produção ou distribuição, concorda?
Parece um pouco óbvio, mas, então, por que esses gargalos são tão comuns dentro das organizações? A resposta pode estar na falta de capacidade para agendamento e programação dos recebimentos de produtos, quase sempre associada à falta de tecnologias e de um software de gestão realmente eficiente.
Investir em ferramentas e sistemas específicos permite uma visão ampla de sua gestão, facilitando o planejamento e a organização de seus processos com mais eficiência e inteligência.
Conferências cegas
Um dos processos mais comuns na logística de varejo é o de conferência cega, que, basicamente, engloba a identificação e comparação das informações do produto com o documento fiscal ou a ordem de serviço.
Embora a conferência cega agilize o processo de recebimento de mercadorias, requer um controle mais apurado e rotineiro para evitar erros nas contagens, falta de produtos e até mesmo fraudes. Nesse sentido, a tecnologia desempenha um papel fundamental, substituindo qualquer necessidade de controle manual. Por exemplo, um módulo do WMS garante maior eficiência na identificação e conferência dos materiais recebidos, e as etiquetas de códigos de barras ou RFID possibilitam armazenar variados dados e informações, inclusive personalizadas, dos itens.
Mapeamento e endereçamento do estoque
A gestão de armazenagem só se torna eficiente quando trabalhada de forma estratégica, o que requer um mapeamento completo e inteligente de cada setor e prateleira disponível no armazém, levando em conta fatores essenciais, como números de lotes, datas de validade, tipos de SKUs, entre outros.
Gerenciar manualmente ou sem ferramentas adequadas definitivamente não é uma opção, especialmente quando buscamos resultados realmente eficientes. O uso da tecnologia no processo de armazenagem é imprescindível para proporcionar estoques mais automatizados e armazéns mais inteligentes.
Um dos fatores que mais contribui para isso é o endereçamento correto dos itens aos seus setores, o que permite localizar de forma fácil os espaços vazios de armazenagem e monitorar cada "passo" dado dentro do centro de distribuição, até a sua expedição.
Adicionalmente, é importante ressaltar que a adoção de sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS) e tecnologias de identificação, como códigos de barras ou RFID, podem otimizar ainda mais o estoque, reduzir perdas e agilizar a movimentação interna dos itens. Ao investir em soluções tecnológicas adequadas, as empresas podem alcançar maior eficiência e precisão em suas operações logísticas, resultando em benefícios tanto para o negócio quanto para a satisfação dos clientes.
Ouça o MáximaCast #29 e saiba como realizar uma gestão de estoque logístico eficiente durante a pandemia.
Implementação do cross docking
Outra estratégia bastante usada para melhorar o recebimento de mercadores nas empresas é o chamado cross docking. O processo se resume em "encurtar" os processos intralogísticos, fazendo uma ligação direta entre a chegada dos materiais e a expedição, e permitindo entregas muito mais ágeis e ligeiras aos clientes - sendo uma excelente alternativa para reduzir os gastos de armazenagem.
No entanto, na prática, o método requer uma cadeia de suprimentos extremamente "redonda" e sem riscos de falhas. Afinal, um pequeno gargalo no cross docking de uma empresa com pouca capacidade de armazenagem, por exemplo, pode expô-la a prejuízos ou à perda da mercadoria por falta de prateleiras em caso de atrasos.
Por isso, não há espaço para erros e a tecnologia é o fator de maior segurança para um cross docking perfeito e eficiente, desde o controle no recebimento de mercadorias, passando por um picking altamente rápido e uma expedição ligeira.
E quais os benefícios de melhorar o recebimento de mercadorias?
Investir na melhoria do recebimento de mercadorias traz uma série de benefícios significativos para as operações logísticas de uma empresa.
Abaixo, destacamos alguns dos principais ganhos que podem ser alcançados com a adoção de práticas eficientes nessa etapa crucial:
Eficiência operacional
Um dos principais benefícios de melhorar o recebimento de mercadorias é o aumento da eficiência operacional.
Com um agendamento adequado e o uso de tecnologias, é possível reduzir o tempo de espera para descarregamento, evitar filas e atrasos, otimizando o fluxo de entrada de produtos no armazém. Isso resulta em uma cadeia de suprimentos mais fluida e processos internos mais ágeis, impactando positivamente toda a logística da empresa.
Precisão de estoque
A conferência cega, aliada a soluções tecnológicas como o WMS e etiquetas de identificação, proporciona maior precisão no controle do estoque.
A identificação correta dos produtos e a comparação com as informações fiscais ou ordens de serviço evitam erros de contagem e garantem que a quantidade e a qualidade dos itens recebidos estejam corretamente registradas no sistema.
Isso ajuda a reduzir discrepâncias entre o estoque físico e o estoque registrado, evitando problemas como falta de produtos ou perdas por vencimento de validade.
Redução de custos
Uma operação de recebimento de mercadorias mais eficiente contribui diretamente para a redução de custos logísticos.
Ao evitar atrasos e filas, é possível otimizar o tempo dos colaboradores envolvidos nessa etapa, aumentando a produtividade e reduzindo despesas relacionadas a horas extras ou retrabalhos.
Além disso, a precisão no controle de estoque evita gastos desnecessários com reposições emergenciais e minimiza perdas por vencimento de produtos.
Satisfação do cliente
Um recebimento de mercadorias bem executado tem um impacto direto na satisfação do cliente.
Ao garantir que os produtos cheguem no prazo e estejam em perfeitas condições, a empresa assegura que os pedidos sejam atendidos conforme o esperado.
Isso resulta em clientes mais satisfeitos, que confiam na empresa como fornecedora de produtos de qualidade e com um serviço logístico eficiente.
Visibilidade e rastreabilidade
Melhorar o recebimento de mercadorias também proporciona maior visibilidade e rastreabilidade das operações logísticas. Com o uso de tecnologias como códigos de barras, RFID e sistemas de gestão, é possível monitorar todo o fluxo de recebimento, desde a chegada das mercadorias até a sua alocação no estoque. Essa rastreabilidade facilita o acompanhamento de cada etapa do processo, permitindo identificar possíveis gargalos e tomar ações corretivas de forma mais rápida e precisa.
Quais tipos de tecnologias podem melhorar o recebimento de mercadorias?
Em tempos de logística 4.0, não faltam tendências e ferramentas tecnológicas associadas ao setor de distribuição. Para a gestão de armazém, há uma infinidade de softwares, dispositivos e até maquinários inteligentes, que garantem desempenhos e resultados muito mais eficientes nos dias de hoje.
Mas quais são essas soluções que ajudam a otimizar o recebimento de mercadorias nas empresas e, consequentemente, contribuem para o melhoramento das cadeias de suprimento dessas organizações?
WMS (Warehouse Management System)
Na tradução literal, o WMS é um sistema de gerenciamento de armazéns. Na prática, o software proporciona aos gestores uma visão ampla e completa de cada etapa de um supply chain, permitindo total otimização e controle dos processos, desde o recebimento de mercadorias nas docas, passando pela identificação, endereçamento, armazenagem, picking até a expedição do item.
Normalmente, o WMS opera de forma modular com soluções específicas para cada uma dessas etapas do supply chain, conforme as necessidades da empresa. Além disso, o sistema trabalha em comunicação direta com o ERP, o que garante uma gestão mais ampla de todos os setores da organização, e de forma centralizada.
WMS é pra mim? Assista ao vídeo abaixo e descubra!
Roteirizador de entregas
Quase sempre, esse tipo de software é utilizado para planejar e monitorar as entregas finais das empresas, porém, suas funcionalidades podem ir muito além disso, e chegar ao recebimento de mercadorias.
Lembra que falamos da importância do planejamento e agendamento dos recebimentos na empresa? Pois bem, os roteirizadores são ferramentas essenciais para isso, e permitem não só definir as rotas mais eficientes, como também um acompanhamento em tempo real das entregas ou coletas.
Com esse tipo de tecnologia, você também consegue emitir relatórios baseados em históricos e dados importantes para melhorar, cada vez mais, as operações logísticas de sua empresa, como o monitoramento dos check-ins e check-outs, datas e horários, tempo de permanência nos descarregamentos, entre outros exemplos.
Controladores de dados
Outra tecnologia indispensável no recebimento de mercadorias na logística, hoje em dia, é o coletor de dados. Esse dispositivo opera em conjunto com o WMS e permite um controle altamente eficaz, não somente na portaria do armazém, mas como em todas as demais etapas da cadeia de suprimentos.
Durante o recebimento de materiais, o coletor de dados consegue ajudar a otimizar tarefas como identificação, contagem, endereçamento correto, controle de devoluções e conferências dos produtos.
Além disso, as etiquetas de códigos de barras ou RFID conseguem armazenar uma quantidade enorme de dados e informações de cada produto, como o número do lote, a data de fabricação, nome do fornecedor e validade, que serão comunicadas ao software de gestão em segundos pelos coletores.
Isso proporciona mais segurança, economia de tempo, redução de riscos e maior produtividade no recebimento de materiais - e ao longo de toda o supply chain.
Sistemas de gestão comercial
Um supply chain só é considerado eficiente quando há integração total de seus processos internos e externos. E isso deve estar de comum acordo com a área comercial.
Ou seja, a gestão de estoque precisa estar integrada diretamente ao setor comercial, no intuito de permitir que o armazém consiga planejar suas demandas, capacidades e operações.
Imagine, por exemplo, que uma equipe de vendas preveja um aumento acima da média nos pedidos e não comunique ao gestor de estoque sobre isso. Certamente, haverá gargalos e faltará produtos para atender às demandas, acarretando abastecimentos emergenciais, compras com preços mais elevados e impactos no supply chain. O primeiro setor a sofrer as consequências é o de recebimento de mercadorias.
Enfim, isso serve para mostrar que a logística eficiente não deve se limitar apenas ao setor de armazenagem e ao de distribuição, devendo integrar os demais, em especial a área comercial. Por isso, a importância de contar com sistemas específicos, capazes de gerar dados e informações úteis ao supply chain.
Em resumo, o recebimento de mercadorias é um dos setores mais importantes e fundamentais do supply chain, e a etapa de início para uma cadeia eficiente e otimizada. Portanto, ele requer total organização, planejamento e, principalmente, estratégias de gestão inteligentes e eficazes.
Quer saber como podemos ajudar a otimizar o seu recebimento de mercadorias? Entre em contato com a gente e até a próxima!
