Entenda como você deve fazer a sua gestão de frota com maior eficiência
Você já parou para pensar na possibilidade de aumentar a eficiência de seus serviços de transporte apenas adotando medidas pontuais? E que existe uma série de questões que, se for devidamente observada, tende a garantir a qualidade dos seus serviços, indo desde a diminuição no número de paradas dos veículos até a redução dos atrasos? Saiba que por gestão de frota entendemos as ações que visam o melhor gerenciamento de veículos por parte da empresa.
Assim, ela compreende a organização, o acompanhamento e o aperfeiçoamento das atividades e despesas voltadas à frota da empresa.
Então, chegou a hora de conhecer melhor a sua frota para saber como otimizá-la. Confira.
1. Comece avaliando sua estrutura
Não queira transformar a realidade da sua empresa sem antes saber exatamente como ela funciona. Somente assim você tem como agir de maneira precisa, corrigindo eventuais erros e dando continuidade àquilo que costuma funcionar bem.
É por isso que o primeiro passo na sofisticação da sua gestão de frota é identificar a estrutura e catalogar os recursos à disposição da sua empresa. Comece elaborando uma lista com a quantidade de veículos presentes, anotando, também, a quilometragem de cada unidade, bem como os detalhes relevantes para a sua manutenção, como a data em que a última revisão foi feita.
Isso será importante não só para que você tenha como alinhar suas necessidades com aquilo que a sua empresa já tem hoje, mas também para que faça o devido controle dos processos no momento em que isso for necessário.
Em especial, a análise da sua estrutura é importante para que você conheça a realidade da sua empresa nos mais variados aspectos, e possa trabalhar na sua melhora pensando no futuro.
2. Defina a sua política de gestão de frota
Feito o levantamento daquilo que você tem hoje à sua disposição, chega o momento de pensar em um conjunto de ações e procedimentos a serem adotados no que diz respeito à frota.
Com o devido planejamento, você consegue criar uma política para otimizar a gestão de frota da sua empresa. Essa fase é importante para que saiba o que se deseja e o que pode alcançar dentro do seu planejamento.
É preciso fazer um detalhamento do que você precisa para alcançar seus objetivos. Nesse detalhamento, devem constar elementos como:
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os projetos da sua empresa que envolvem o uso dos veículos;
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os planos de ação;
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as atividades a serem realizadas;
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os recursos que são indispensáveis para a execução das tarefas.
Em resumo, essa é a hora em que você pensa nos veículos como parte da estratégia da sua empresa, dando a eles papel fundamental para o sucesso da organização.
3. Faça um relatório dos seus gastos mensais
Controle é a palavra fundamental da gestão da frota. Por isso, é recomendável estabelecer um padrão para seus gastos mensais, evitando, assim, se sobrepor aquilo que o seu caixa aguenta. A ideia é que você faça uma média de consumo de combustível e manutenção. A partir de então, você terá como avaliar o desempenho de cada veículo em separado, de maneira a saber quais deles consomem mais e quais exigem maiores cuidados.
Assim você também terá condições de atuar melhor na manutenção, fazendo um controle preventivo para saber com antecedência quais são os veículos que precisam passar por ajustes e, dessa forma, evitar eventualidades.
Para saber quando e como fazer o corte de despesas, isso deve seguir uma estratégia muito bem delimitada, considerando quanto está sendo gasto e qual é o destino dessas despesas. Somente então você tem como avaliar a viabilidade dos ajustes.
Considere os valores relativos às viagens, à troca de peças, ao abastecimento, pedágios e aos gastos envolvendo os motoristas. Dessa forma, você tem como compreender as operações logísticas e, a partir de então, ter informações mais precisas na busca pela diminuição de custos.
Temos algumas dicas que irão ajudá-lo na manutenção de frota, assista ao vídeo abaixo:
A importância disso, além de gerar eficiência, é, também, evitar erros quando a necessidade de se fazer economia se sobrepõe a outros interesses da empresa. Imagine uma situação em que, pensando de maneira errada, a gestão decide gastar menos com a manutenção preventiva. Nesse caso, ela corre o risco de futuramente ter que arcar com despesas muito maiores com manutenção corretiva.
Por isso, fique atento. Evite a compra de combustíveis mais baratos quando há suspeita de que eles apresentam qualidade inferior. Também fuja da armadilha de trafegar com excesso de carga ou optar por estradas menos seguras buscando resultados melhores. Outro item essencial: não sobrecarregue seu motorista, pois isso, além de colocá-lo sob risco, também ameaça a sua empresa em termos de legislação trabalhista.
4. Monitore as rotas que serão percorridas
É importante que a sua gestão de frota domine os percursos que precisarão ser percorridos pela equipe.
A ideia é sofisticar o trabalho com sistemas de rastreamento e acompanhamento das entregas. Ferramentas que contam com radiofrequência ou GPS, por exemplo, são excelentes para fazer esse acompanhamento instantaneamente.
Essa é uma maneira interessante de diminuir o número de assaltos e, caso ocorram, saber como lidar com eles, pois permite que você detecte eventuais paradas que não estavam previstas no início da viagem. Da mesma forma, esse monitoramento ajuda a identificar trajetos melhores, avaliar quais são os pontos mais seguros e criar meios para evitar ações irresponsáveis dos condutores.
Isso tudo sem deixar de lado a maior confiabilidade em termos de entregas, criando um importante diferencial para a sua empresa aos olhos dos consumidores.
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5. Interaja com os demais setores da empresa
Para que a gestão de frota seja realmente eficiente, o ideal é que essa área interaja adequadamente com os outros setores da companhia.
Isso pode ser feito quando você cria um documento com a política de gestão de frota, dentro do qual aparecerão as diretrizes empresariais em relação ao uso dos veículos. A ideia é que nele constem as regras para o uso dos carros, qual unidade está disponibilizada para cada condutor e os procedimentos tidos como essenciais para o melhor funcionamento dos processos.
É nesse sentido que a gestão de frota deve contar com o apoio de áreas como o RH e o setor jurídico, por exemplo. Planejando conjuntamente com esses setores, você consegue criar estratégias que podem gerar diferenciais competitivos para a empresa, entretanto, é preciso ter bom senso para não colocar os objetivos estratégicos da companhia acima da segurança e do conforto da equipe.
6. Invista no treinamento de seus condutores
É justamente em razão da necessidade de se pensar nos profissionais que atuarão diretamente com os veículos que você precisa adotar uma política de capacitação profissional na sua empresa.
De uma maneira geral, investir na sua equipe de colaboradores costuma ser a melhor maneira para criar padrões vencedores dentro de uma empresa. Na gestão de frota, esse tipo de treinamento ajuda a otimizar a ação dos motoristas, a partir da economia de combustível e de uma direção segura.
Bem orientada, a equipe tem como controlar melhor as rotas e encontrar caminhos mais rápidos. Recursos como os GPS permitem a identificação de alternativas para o auxílio dos condutores.
Quando falamos em treinamentos dos condutores, precisamos ter em mente que isso é algo que está diretamente associado à eficiência dos processos que envolvem a gestão de frota. Com as novas tecnologias automotivas, esse treinamento permite que o motorista extraia o melhor desempenho de seus veículos, considerando a direção segura, formas de preservar as mercadorias e quais são os procedimentos mais recomendados diante de situações emergenciais.
7. Acompanhe o movimento do mercado
Esteja sempre atento ao que acontece ao seu redor. Do contrário, inovações tecnológicas e até ações pontuais de empresas que concorrem com você, podem prejudicar o seu desempenho.
A dica, então, é não se fechar nos próprios processos. O fato é que a tecnologia tem transformado o mundo nos últimos anos. Isso tem muito a ver com a velocidade com que as inovações impactam a realidade das pessoas. Se, antes, qualquer novidade levava anos para ser assimilada, hoje é questão de meses, às vezes até de semanas para ela mudar o mercado. E no setor de transportes também é assim.
Como tudo é muito dinâmico, não adianta apenas definir uma política e se esforçar para segui-la à risca. É preciso estar em dia com a evolução da área e otimizar a gestão de frota da sua empresa. Como fazer isso? Estabelecendo parâmetros. Indicadores de desempenho, por exemplo, precisam ser adotados. Além disso, você também pode investir em sistemas para automatizar o controle das ações e tornar a sua empresa mais competitiva.
Existem soluções bastante avançadas hoje em dia que permitem benefícios como gestão de abastecimento, controle de motorista e até bloqueio remoto.
8. Pense na parte estratégica do seu negócio
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Quando falamos em gestão de frota, precisamos ter em mente o melhor gerenciamento dos veículos usados pela empresa. Assim, a ideia é otimizar o controle de tudo o que diz respeito à parte operacional e, também, estratégica do cuidado com os meios de transporte e os responsáveis por eles. A ideia é que o funcionamento seja o mais eficiente possível e que os resultados disso diferenciem a sua empresa no mercado.
O trabalho da gestão de frota diz respeito a caminhões, no caso de companhias que trabalham com grandes entregas, como empresas de bebidas, móveis, entre outras. Isso também diz respeito a companhias que lidam com carros, sejam eles compactos, sedans ou utilitários usados para a visita a clientes, o transporte de produtos de menor porte, o deslocamento de equipes de atendimento, além de uma série de outras ações úteis para o empreendimento.
Assim, podemos pensar na necessidade da gestão de frota em empresas que trabalham com qualquer atividade. Organizações que trabalham com serviços de instalação e manutenção de telefone e internet, por exemplo, companhias que prestam atendimento médico emergencial, de pequeno, médio e grande porte, desde que usem veículos, precisam de um bom gerenciamento de sua frota de automóveis para que as mais diferentes ações sejam feitas com maior qualidade e eficiência.
Cabe aos responsáveis pela gestão da frota tomarem decisões como a escolha dos melhores veículos para os interesses da empresa, a definição da quantidade ideal, considerando a realidade do negócio, e até a possibilidade de terceirização da frota.
9. Saiba se é melhor ter a frota própria da empresa ou terceirizar o serviço
Dependendo do porte da sua empresa e da disponibilidade da equipe, pode ser interessante recorrer a alternativas para a melhor gestão de frota.
Existe a possibilidade de você terceirizar a sua frota, contratando uma empresa para se responsabilizar pelos veículos. Essa é uma alternativa para o caso de você não ter condições para comprar seus próprios veículos, ou se deseja se concentrar mais em outras questões na sua empresa, por exemplo.
Empresas preocupadas em evitar a depreciação dos veículos e em garantir a previsibilidade dos custos, geralmente, recorrem à terceirização.
Por outro lado, a frota própria permite uma centralização dos processos, garantindo o máximo de controle a respeito do que envolve a gestão dos veículos e, consequentemente, os impactos dela na empresa.
A dica é avaliar o que tende a trazer maiores benefícios para o seu empreendimento e, em função disso, fazer a sua opção.
Leia também: 6 Dicas para aumentar a produtividade da frota de veículos.
10. Saiba fazer a gestão de abastecimento corretamente
O bom uso do combustível, certamente, será essencial para a gestão de frota da sua empresa. Isso porque, além de ser algo de que você não pode abrir mão, o combustível também costuma representar um dos principais gastos empresariais.
A ideia então é adotar práticas que permitam um menor gasto com esse recurso. Assim, podemos reforçar o investimento no planejamento dos percursos, na manutenção preventiva dos veículos e nos treinamentos dos condutores.
Além disso, existem outras medidas que podem ser adotadas. O abastecimento em postos parceiros é, certamente, uma delas. Você pode procurar redes de postos buscando condições especiais em termos de preços e prazos.
A adoção de um software para o controle do combustível é outra possibilidade interessante, pois é possível trabalhar com sistemas desenvolvidos para coletar, organizar e compartilhar os dados referentes às atividades dos condutores em tempo real. Isso ajuda no cumprimento das regras e na gestão do negócio como um todo.
Por fim, considere o trabalho com uma frota homogênea. O controle se torna cada vez mais difícil quanto maior é a quantidade de veículos que sua empresa tem. Assim, o ideal é padronizar os recursos para que você tenha como dominar mais rapidamente o entendimento de como eles funcionam, fazer comparações e garantir as melhores ações.
Enfim, essas são dicas que poderão fazer com que a sua empresa otimize a gestão de frota. Coloque-as em prática e avalie os resultados ao longo do tempo. Isso certamente lhe ajudará na busca por resultados.
